Accountants Toolkit

Steeds meer bedrijven voeren hun eigen administratie. Het invoerwerk hoeft dan niet meer door de accountant te gebeuren. De accountant controleert vaak alleen de boekingen en verzorgt de nodige aangiftes en jaarrekeningen. De module Accountants Toolkit is erop gericht deze taak zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Moet er toch invoerwerk worden gedaan, dan kunt u dat met deze module flink versnellen. Zodat er meer tijd overblijft voor consultancy. Of voor andere cliënten.

Wat kan ik ermee?

Import en exportfaciliteiten
Vaak wordt de administratie van de cliënt in de vorm van een backup of kopie door de accountant meegenomen en gecontroleerd. Deze werkwijze heeft een aantal belangrijke nadelen. De cliënt kan bijvoorbeeld niet doorwerken totdat de gecorrigeerde administratie is teruggezet. Bovendien moet de accountant en de cliënt met dezelfde versie werken en beslaat zo’n kopie of backup vaak meerdere diskettes.

Met de geavanceerde import- en exportfaciliteiten van Accountants Toolkit zijn deze problemen voorgoed voorbij. Zowel cliënt als accountant kunnen doorwerken zonder dat er gegevens worden overschreven. Via export en import kunnen mutaties én stamgegevens worden uitgewisseld. Een ingenieus synchronisatiesysteem houdt nauwkeurig bij wat er sinds de laatste export of import is gewijzigd of toegevoegd. Als u bij controle een extra grootboekrekening aanmaakt, dan wordt deze ook bij de cliënt automatisch toegevoegd op het moment dat hij de gecontroleerde gegevens weer inleest. Bijkomend voordeel van deze methode is dat alleen gewijzigde en toegevoegde gegevens bij een volgende export worden meegenomen. Daardoor blijft de hoeveelheid gegevens beperkt en past het meestal gemakkelijk op één diskette. Dat scheelt u veel tijd en moeite.

Administraties 'meenemen' en 'terugzetten'
Behalve importeren en exporteren kunt u administraties ook ‘meenemen’ en ‘terugzetten’ (in- en uitchecken). Dit is een uitbreiding op de standaard backup- en terugzetfunctionaliteit. Als u een administratie meeneemt (bijvoorbeeld van het kantoor naar de cliënt) maakt u niet alleen een backup, maar de administratie die achterblijft kan bovendien niet meer worden gewijzigd door uw collega’s. Wel wordt getoond wie de administratie wanneer heeft meegenomen en kan de administratie nog worden bekeken. Pas als u de backup van de meegenomen administratie terugzet (inclusief eventuele wijzigingen), kan de administratie weer worden gewijzigd.

Versnelde invoer
Ook als er invoerwerk moet worden gedaan, biedt de Accountants Toolkit uitkomst. Zo kunt u bijvoorbeeld de invoer van gegevens in eenvoudige administraties versnellen. Per administratie kunt u instellen of debiteuren/crediteuren, BTW-codes, vreemde valuta en kostenplaatsen/projecten worden gebruikt.Ongebruikte velden worden ook niet getoond in het invoervenster. Hierdoor kunt u sneller werken, bijvoorbeeld in dagboeken van administraties waarin geen debiteuren/crediteuren of kostenplaatsen worden geregistreerd. Dit kan heel wat kostbare tijd schelen, zeker bij meerdere invoermedewerkers. Deze instellingen kunt u combineren met geavanceerde modules als Centraal stambestand. Bovendien is het mogelijk om factuur en betaling in één keer te boeken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u in feite op basis van het kasstelsel werkt, maar voor rapportage- en zoekdoeleinden toch een subadministratie wilt bijhouden.  In het bankboek kunt u de debiteur en het document-/factuurnummer invoeren en bijvoorbeeld op de omzetrekening in plaats van op de verzamelrekening van de debiteur boeken. AccountView maakt automatisch zowel de bij- als de afboeking aan om de subadministratie bij te werken.

Uitgebreide controlefaciliteiten
Een nauwkeurige jaarrekening staat of valt natuurlijk met een gedegen controle. Dit kan vooral bij grote administraties veel tijd vergen. De Accountants Toolkit helpt u er een handje bij. Deze module bevat een aantal uitgebreide controlefaciliteiten die u op elke administratie kunt toepassen. Zoals negatieve kascontrole, journaaltellingen, postensteekproef, eurosteekproef en de Chi-kwadraattoets.

De module Accountants Toolkit is de onmisbare schakel tussen uw cliënt en uw kantoor. Het levert u gemakkelijke, snelle maar vooral ook betrouwbare gegevensuitwisseling op met uw cliënt en een efficiënte controle van de aangeleverde gegevens.

Wat koop ik ervoor?

• Module Cliënt-import:  exportbestanden van uw cliënten inlezen.
  Terwijl u de geëxporteerde gegevens corrigeert, kan uw cliënt gewoon doorwerken. Alleen de geëxporteerde gegevens worden geblokkeerd. Zie ook de aparte verkoopdocumentatie over deze module.
• Module Cliënt-export: gecorrigeerde gegevens exporteren naar uw cliënten.
  Op het moment dat uw cliënt uw exportbestand inleest, worden uw correcties doorgevoerd.
  De geëxporteerde gegevens worden gedeblokkeerd. Zie ook de aparte verkoopdocumentatie over deze module.
• Administraties meenemen en terugzetten (‘in- en uitchecken’).
• Gegevensinvoer in eenvoudige administraties versnellen: kolommen in invoervensters die u niet gebruikt (debiteuren/crediteuren, BTW-codes, vreemde valuta, kostenplaatsen/projecten) kunt u onderdrukken.
• Factuur en betaling tegelijk boeken.
• Controles: chi-kwadraattoets, cumulatieve telling van journaalregels, negatieve kascontrole.
• Steekproeven trekken uit het Journaal:
• Automatisch of handmatig; postensteekproef of eurosteekproef; met of zonder random getallen; met of zonder vast interval; al dan niet gesorteerd.

Wat levert het op?

Snelle en betrouwbare gegevensuitwisseling met uw cliënt en een efficiënte controle van de aangeleverde gegevens. U kunt bijvoorbeeld:

• Controle over een langere periode spreiden, waardoor uw planning flexibeler wordt. Uw cliënt kan immers gewoon doorwerken;
• Exportbestanden uitwisselen per diskette of e-mail. Alleen nieuwe of gewijzigde gegevens worden immers geëxporteerd, waardoor de bestanden klein en hanteerbaar blijven;
• Mutaties en facturen sneller invoeren. U houdt meer tijd over voor andere cliënten, of voor consultancy;
• Administraties volgens vaste procedures controleren met de meegeleverde controlefuncties. Meer consistentie, meer betrouwbaarheid.

Met de module Accountants Toolkit beschikt u in één keer over het juiste gereedschap. Gegevensuitwisseling en controlemogelijkheden zijn de basis van uw werk. Het is zaak om dat zo efficiënt mogelijk te regelen. U bespaart met gemak een half uur per cliënt. Met een tiental cliënten en een paar collega’s komt de terugverdientijd al in de orde van dagen te liggen, zo niet uren. En dat voor een investering voor meerdere jaren...

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Accountants Toolkit investeert u 695,- euro. De module is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business , en omvat ook de modules Cliënt-import en Cliënt-export.

Bron: AccountView
Wijzigingen voorbehouden