Cliënt-import/-export

U wilt op uw hoofdkantoor de administraties van uw filialen kunnen raadplegen, maar u heeft geen zin om elke week een omvangrijke backup terug te zetten. U bent accountant en u voelt zich af en toe een disc jockey met al die kopieën die heen en weer worden gestuurd.

Of u heeft een bedrijf en u heeft er genoeg van om met uw armen over elkaar te zitten totdat uw accountant klaar is met de controle. Kijk dan eens naar onze modules Cliënt-import en Cliënt-export. Die zijn gericht op efficiënte gegevensuitwisseling. Daarmee kunt u administraties op verschillende locaties synchroniseren.

Wat kan ik ermee?

'Omvangrijke' gegevensuitwisseling
Bij veel financiële pakketten wordt een backup of kopie van de administratie misbruikt voor gegevensuitwisseling. Bij eenrichtingsverkeer kan dit in sommige gevallen nog aanvaardbaar zijn: de ontvanger raadpleegt de gegevens alleen en periodiek wordt de hele administratie overschreven. Doeltreffend en eenvoudig. Dit kan lang goed gaan. Totdat tweerichtingsverkeer nodig is, of de backup meer dan vijf diskettes beslaat. Dan wordt het ingewikkeld en tijdrovend.

Synchronistatiesysteem
Of u maakt een backup van uw administratie voor uw accountant. Die zet de backup terug op zijn eigen systeem en begint erin te werken. Pas na verloop van dagen, of zelfs weken, kunt u de (gecorrigeerde) backup van uw accountant weer terugzetten. Hoe u het ook wendt of keert, hiermee wordt uw bestaande administratie overschreven. Met andere woorden: in de tijd dat uw accountant met uw administratie bezig is, kunt u niet verder werken. In de praktijk is dit vaak een onwerkbare situatie. Kan dit niet beter? Jazeker, met de modules Cliënt-export en Cliënt-import van AccountView.

Hierbij houdt een ingenieus synchronisatiesysteem nauwkeurig bij wat er sinds de laatste export of import is gewijzigd of toegevoegd. Dat geldt zowel voor de boekingen als de bijbehorende stamgegevens. Op deze manier hoeven alleen nieuwe of gewijzigde gegevens te worden uitgewisseld. Dat scheelt flink in de bestandsgrootte! Een exportbestand past meestal op een diskette, of kan per e-mail worden verstuurd.

Gewoon doorwerken
En wat belangrijker is: u kunt gewoon doorwerken! Alleen de gegevens die u heeft geëxporteerd worden geblokkeerd, maar u kunt ondertussen zonder problemen nieuwe boekingen invoeren. Ondertussen leest uw accountant uw exportbestand in. AccountView werkt alle dagboekbestanden en stamgegevens bij met uw gegevens. Uw accountant kan daarna alles in de administratie bekijken en corrigeren. Als hij klaar is, maakt hij weer een export en stuurt die (per diskette of e-mail) naar u. Bij het inlezen van deze gegevens wordt uw administratie weer volledig bijgewerkt, ondanks het feit dat u gewoon heeft doorgewerkt! Als hij bij controle bijvoorbeeld een extra grootboekrekening heeft aangemaakt, dan wordt die ook bij u automatisch toegevoegd op het moment dat u de gecontroleerde gegevens weer inleest.

Natuurlijk zijn alle voorzorgsmaatregelen genomen om de gegevensuitwisseling probleemloos te laten verlopen. Het gaat immers om uw bedrijfsgegevens. Als uw exportdiskette bijvoorbeeld beschadigd raakt, of kwijtraakt in de post, kunt u de blokkering in uw administratie opheffen en een nieuwe export maken.

De namen van de modules spreken verder voor zich. Bij tweerichtingsverkeer is aan beide kanten zowel Cliënt-export als Cliënt-import nodig. Bij eenrichtingsverkeer heeft de verzender alleen Cliënt-export nodig, en de ontvanger Cliënt-import. Vandaar dat de modules ook los kunnen worden aangeschaft.

Wat koop ik ervoor?

Cliënt-export:

• Dagboekbladzijden en bijbehorende stamgegevens exporteren;
• Exporteren per periode, per maand, per kwartaal of per jaar;
• Automatische registratie van nieuwe en gewijzigde gegevens sinds de laatste export;
• Automatisch blokkeren van geëxporteerde dagboekbladzijden;
• Datum en tijd laatste export wijzigen;
• Logboek van alle geëxporteerde gegevens.

Cliënt-import:

• Bestanden van de module Cliënt-export importeren;
• Automatisch deblokkeren van geïmporteerde dagboekbladzijden;
• Instellingen voor het overschrijven van stamgegevens: zonder bevestiging, als nieuwer, of altijd bevestigen;
• Datum en tijd laatste import wijzigen;
• Logboek van alle geïmporteerde gegevens.

Wat levert het op?

De module kan u veel tijd en rompslomp schelen:

• Bij grotere administraties hoeft u niet voor disc jockey te spelen met diskettes, een dure ZIP-diskette te gebruiken of een CD-ROM te maken. De bestanden van Cliënt-export zijn klein, zeker bij regelmatige gegevensuitwisseling;
• U kunt gewoon doorwerken en uw accountant kan de controle over een langere periode spreiden, waardoor zijn planning flexibeler wordt. Dat betekent meer lucht voor beide partijen, juist in die drukke perioden;
• U loopt niet de kans dat uw invoer wordt overschreven door de correcties van uw accountant;
• Uw hoofdkantoor kan nu ook bijgewerkte gegevens terugsturen naar het filiaal.

Voor het geld hoeft u het al helemaal niet te laten. Voor de prijs van een tiental ZIP-diskettes beschikt u over Cliënt-export, en daarna hebt u nog maar één of twee gewone diskettes nodig. Wat is het uurtarief van uw accountant? Hoe lang doet hij over het terugzetten van de backup van uw administratie? De rest hoeven we u niet voor te rekenen.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Cliënt-export investeert u  95,- euro  en voor Cliënt-impor 195,- euro. De modules zijn ook beschikbaar als onderdeel van de module Accountants Toolkit .

Bron: AccountView
Wijzigingen voorbehouden