Audit trail

Wie heeft de betalingscondities van debiteur De Jong gewijzigd? En wat waren de oude betalingscondities ook al weer? Wie heeft de laatste valutakoers ingevoerd en wanneer? Wie heeft in vredesnaam die factuur met maar liefst 25% korting laten passeren?

Onmisbare informatie om transacties achteraf te controleren, en om fouten snel te kunnen herstellen. De module Audit trail maakt een logboek van alle wijzigingen, geheel volgens uw eigen wensen. Een uiterst nuttige aanvulling, niet alleen op AccountView, maar ook op de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging II en Fiattering.

Wat kan ik ermee?

Aangebrachte wijzigingen te achterhalen
In kleinere bedrijven is vaak achteraf nog wel na te gaan wie een bepaalde wijziging heeft aangebracht in de administratie. Maar zodra er meerdere personen met AccountView werken, wordt het ingewikkelder. Het is dan veel moeilijker na te gaan wie een bepaalde wijziging heeft doorgevoerd, laat staan wat de oorspronkelijke informatie was. Ook controle op wijzigingen is niet goed mogelijk. Met de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging II en Fiattering kunt u de standaardbeveiliging wel uitbreiden (wie mag een bepaalde optie uitvoeren, en wie moet wat goedkeuren), maar niet tot de mogelijkheid van volledige controle achteraf.

Met Audit trail lost u dat voor eens en voor altijd op. Voor elke gewijzigde of toegevoegde mutatie wordt een regel opgenomen in het logboek, inclusief datum, tijd en medewerker. De regel toont ook de oude en de nieuwe waarde, dus u kunt elke mutatie naar believen terugdraaien. Als u niet geïnteresseerd bent in mutaties, maar alleen in toegevoegde stamgegevens, of juist alleen in gewijzigde stamgegevens, kunt u die ook afzonderlijk registreren.

Inzetbaar voor diverse controledoeleinden
De module is op verschillende manieren inzetbaar voor controledoeleinden. Als u een nieuwe medewerker heeft aangenomen op de boekhoudafdeling, kan het hoofd van de boekhouding de eerste twee maanden met het logboek de vinger aan de pols houden. Neem steekproeven op uw administratie door de module op onregelmatige momenten in te schakelen, of maak het doornemen van het logboek tot een vaste taak van de controller en het hoofd boekhouding.

Mogelijkheid tot het herstellen fouten
Bovendien kunt u de module inzetten om fouten te herstellen. De afdeling verkoop heeft bijvoorbeeld gisteren honderden wijzigingen aangebracht bij de contactpersonen. Helaas is het verkeerde aankruisveld gebruikt om de bezoekers aan de laatste beurs te registreren en sinds de backup van eergisteren zijn ook de facturen over de afgelopen maand ingevoerd en verwerkt. Kan gebeuren. Met Audit Trail kunt u precies nagaan wie wanneer welke velden van de contactpersonen heeft gewijzigd, en ook wat de oude waarde was. De fout is snel te herstellen, zonder alle transacties van de afgelopen twee dagen opnieuw in te voeren.

Onregelmatigheden in administratie beter traceerbaar
Ook uw accountant zal blij zijn met het logboek van uw administratie. Eventuele onregelmatigheden zijn gemakkelijker op te sporen, en veel sneller te herstellen. En als uw accountant minder tijd kwijt is, bent u minder geld kwijt. En als u een vraag heeft aan de afdeling Support, kan uw vraag aan de hand van het logboek sneller worden opgelost. De module komt het best tot z’n recht in combinatie met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II, omdat u dan de opties voor de module Audit trail kunt afschermen. Anders kan iedereen het logboek uitschakelen of wissen.

De module Audit trail is een gedegen hulpmiddel om wijzigingen in uw administratie te registreren en zo de controle op uw medewerkers en de ingevoerde gegevens te vergroten. Een foutje is zo gemaakt. Met Audit trail spoort u fouten snel op en kunt u ze nog sneller herstellen.

Wat koop ik ervoor?

Registratie van wijzigingen in uw administratie:

toegevoegde en gewijzigde stamgegevens
toegevoegde en gewijzigde mutaties

Registratie van datum, tijd, medewerker, type wijziging en omschrijving (inclusief eventuele oude en nieuwe waarde)
Registratie in overzichtelijk logboek, met sortering op datum, type en medewerker
Logboekweergave mogelijk met systeemwijzigingen, administratiewijzigingen en alle wijzigingen
Logboek op elk moment te activeren of uit te schakelen
Logboek op elk moment te wissen
In combinatie met Uitgebreide toegangsbeveiliging II: alleen geautoriseerde medewerkers kunnen logboekinstellingen wijzigen, het logboek uitschakelen of wissen
Standaardrapportage:

wijzigingen per gebruiker
wijziging per type
wijzigingen per datum

Wat levert het u op?

de transacties per medewerker of per datum controleren, bijvoorbeeld om de opgegeven aantallen ingevoerde verkooporders te vergelijken met de administratie.
fouten in stamgegevens razendsnel traceren en verbeteren. Als iemand per ongeluk drie telefonisch doorgekregen leads heeft verwijderd, staat alle informatie nog in het logboek.
gewijzigde mutaties doorgeven aan uw accountant, zodat de controle van de boeken sneller plaats kan vinden.
dubbele controle toepassen in combinatie met de module Fiattering. Verkoopmedewerkers maken een verkooporder van een offerte en het hoofd verkoop gebruikt het logboek om eventuele wijzigingen in de offerte te kunnen nagaan. Of het hoofd verkoop fiatteert verkooporders en de controller gebruikt het logboek om de fiatteringen achteraf te controleren.

Uw financiële administratie is het hart van uw onderneming. Fouten in uw administratie, of ze nu per ongeluk of bewust zijn aangebracht, kunnen u geld kosten. Veel geld. De kosten van de module Audit trail vallen in het niet bij het verlies van de leads van een beurs, of bij het verlies van uw debiteurgegevens als gevolg van een actie van een rancuneuze ex-medewerker. Audit trail kost waarschijnlijk minder dan één gemiste order. Risico’s lopen is onvermijdelijk, maar soms zijn ze gemakkelijk en goedkoop te reduceren.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Audit trial investeert 395,- euro (excl. BTW). De module is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I en sluit aan op de module Fiattering.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.