BusinessAlerter I en II

U kent ongetwijfeld het gemak waarmee u informatie kunt opvragen uit uw AccountView-administratie. Vanuit de meeste vensters heeft u de mogelijkheid om, met slechts een paar eenvoudige instellingen, overzichtelijke rapportages op te vragen. Uit deze rapportages kunt u de informatie halen die u, of iemand anders in uw bedrijf, nodig heeft om bepaalde acties te ondernemen. Zo kunt u als hoofd van de verkoopafdeling het rapport Analyse debiteuren gebruiken om één van uw accountmanagers op de hoogte te stellen van het betaalgedrag van zijn debiteuren.

Met de module BusinessAlerter kunt u uw bedrijfsprocessen automatisch in de gaten houden. BusinessAlerter is geschikt voor elke AccountView Business-gebruiker die actief gebruik wil maken van automatische signalering en rapportage om zijn organisatie efficiënter aan te sturen.

Wat kan ik ermee?

Automatisch rapporteren
Voor het opstellen van periodieke rapportages heeft u misschien taken voor uzelf aangemaakt, bijvoorbeeld in Microsoft Outlook. U ontvangt dan automatisch een herinnering wanneer het weer tijd is om de financiële maandcijfers te verspreiden onder de deelnemers van een maandelijkse directievergadering. Vervolgens vraagt u in AccountView de rapporten Balans en Verlies & Winst op, stelt u de rapportageperioden in en drukt u het rapport af of verzendt die per e-mail. Met enkele maandelijkse rapportages voldoet deze manier van werken. Maar wat doet u als u veel meer cijfers en bedrijfsprocessen in de gaten moet houden? AccountView weet hoe lastig het is om dan overzicht te houden en heeft daarom de module BusinessAlerter ontwikkeld. Met deze module kunt u ervoor zorgen dat rapporten automatisch, periodiek en met dezelfde instellingen worden opgesteld en verstuurd naar dezelfde personen. U heeft er geen omkijken meer naar!

Van registratie naar signalering
Daarnaast kunt u BusinessAlerter gebruiken voor signaleringsdoeleinden, oftewel 'alerting'. AccountView informeert u dan automatisch als administratiegegevens aan bepaalde criteria voldoen. Deze criteria kunt u zelf instellen. Wilt u bijvoorbeeld dagelijks op de hoogte worden gesteld welke debiteuren hun kredietlimiet hebben overschreden? U maakt er een criterium voor aan en AccountView stuurt u op het door u gewenste tijdstip een overzicht toe. Doordat u op elke plaats in uw administratie deze 'checks' kunt plaatsen, bent u altijd geïnformeerd.

Volledige integratie
Anders dan bij losstaande applicaties voor 'Business Activity Monitoring' is de module BusinessAlerter volledig geïntegreerd met de complete lijn van AccountView Business. U heeft dan ook geen programmeerkennis nodig om snel met deze module aan de slag te kunnen. Want dankzij de gebruikersvriendelijke interface voert u heel eenvoudig zelf de benodigde gegevens in.
 
Alles onder controle
Om situaties waarin regels worden overschreden vóór te zijn, kunt u BusinessAlerter ook gebruiken voor monitoring, oftewel, het regelmatig in de gaten houden van bedrijfsprocessen of indicatoren. Stel AccountView bijvoorbeeld zo in dat u elke werkdag automatisch een rapport ontvangt met de openstaande posten waarvan de betalingstermijn binnenkort verstrijkt. Of laat AccountView elke maand een rapport opstellen met daarin de actuele liquiditeitsanalyse. Op deze manier weet u precies hoe u er financieel voor staat, zodat u tijdig kunt inspelen op de ontwikkelingen binnen uw organisatie en daarbuiten.

Alerts aanmaken
Het automatisch uitvoeren van taken en processen gebeurt met zogenaamde alerts. Een alert is niets anders dan een verzameling van instellingen die wordt gebruikt om een bepaalde actie uit te voeren. Bijvoorbeeld voor de actie om het rapport Balans op te vragen en dit als PDF-bestand te bewaren. Voor een deel worden deze instellingen vastgelegd doordat u een aantal handelingen 'opneemt': u voert de gewenste handelingen uit, terwijl AccountView deze registreert.

 

 

 

 

 

Voor administraties én systemen
U kunt een alert aanmaken voor een specifieke administratie of voor alle administraties. Met uitzondering van de administraties die u blokkeert voor het gebruik van alerts. Bovendien kunt u systeemalerts aanmaken. Deze systeemalerts werken buiten uw administraties om voor uw gehele systeem. Met een systeemalert kunt u bijvoorbeeld periodiek en automatisch uw administraties controleren en organiseren.

Flexibele planning en uitvoer
Alerts worden altijd uitgevoerd volgens een bepaalde planning. Deze planning kunt u heel flexibel per alert vastleggen. Zo kunt u een alert dagelijks, wekelijks of maandelijks laten uitvoeren. Aan u de keuze wanneer u alerts wilt toepassen. Op deze manier wordt het heel eenvoudig om automatisch iedere tweede maandag van de maand de financiële cijfers ten behoeve van een maandelijkse vergadering per e-mail te versturen. Bovendien kunt u deze rapporten automatisch laten opslaan in een vaste directory in uw netwerk, bijvoorbeeld als PDF-, XML- of Excel-bestand. Maar u kunt er ook voor kiezen om ze als bijlage naar een e-mailadres te sturen. Zo kunt u personen die geen toegang tot uw netwerk hebben ook op de hoogte brengen.

 

 

 

 

 

 

Gemakkelijk in onderhoud
Om het onderhoud van alerts te vereenvoudigen, is de functionaliteit opgenomen waarmee u alerts van de ene naar de andere administratie kunt overnemen. Bijvoorbeeld naar een administratie van een nieuw boekjaar. Hierbij heeft u de keuze om geblokkeerde alerts niet te kopiëren. Of om gekopieerde alerts in de bronadministratie te blokkeren zodat ze in die administratie na het kopiëren niet meer kunnen worden gebruikt.

U wilt meer?

Dan is de uitbreidingsmodule BusinessAlerter II misschien iets voor u. Hiermee kunt u, naast de standaardalerts die u met BusinessAlerter I aanmaakt, ook nog script-alerts aanmaken. Het belangrijkste verschil is dat u met standaardalerts één actie ten aanzien van een administratie-object kunt automatiseren, zoals het opvragen van een bepaald rapport. Met script-alerts kunt u juist meerdere acties op een administratie-object achter elkaar vastleggen. Bovendien kunt u met de script-alerts vrijwel al uw bedrijfsprocessen in AccountView aansturen. Handig daarbij is dat AccountView automatisch het script voor u opneemt, waarna u het script eenvoudig naar wens kunt aanpassen. Maar als u kennis van XML- of Visual FoxPro-scripts heeft, kunt u ze ook zelf met de hand invoeren. Kortom, BusinessAlerter II biedt u dus nog meer mogelijkheden.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodules BusinessAlerter I en BusinessAlerter II investeert u 1.250,- euro per module.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.