BusinessDimensions

Houdt u extra gegevens bij in aparte bestanden, omdat u deze niet in uw administratie kwijt kunt? Gebruikt u aparte spreadsheets voor bijvoorbeeld lease-auto’s, verreden kilometers, serienummers en garantiegegevens?

Dan raden wij u aan de module BusinessDimensions (in combinatie met BusinessModeller) in te zetten. Hierdoor kunt u extra subadministraties gebruiken en deze kunnen tijdens de boekingsinvoer worden gemuteerd. De gegevens kunnen op verschillende manieren worden opgevraagd, net zoals standaard-mutatiegegevens. U beheert al uw bedrijfsgegevens dus in AccountView en omslachtige en tijdrovende bewerkingen in allerlei externe documenten zijn verleden tijd.

Wat kan ik ermee?

Zelf subadministraties aanmaken
Met de module BusinessDimensions kunt u zelf subadministraties aanmaken en zo extra gegevens in het journaal registeren. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het administreren van lease-auto’s (kentekens, kilometers, verbruik) en serienummers (verkoop, uitgave en garantiedatum per product). Hierdoor wordt uw administratie, in combinatie met bijvoorbeeld kostenplaatsen en kostensoorten, bijzonder compleet.

Het opzetten van subadministraties is eenvoudig
U bepaalt welke subadministraties u wilt gebruiken en welke gegevens u daarin wilt bijhouden. Als u een subadministratie hebt toegevoegd, kan deze in alle administraties van AccountView worden gebruikt. Per administratie kunt u lijsten met invoerwaarden voor subadministratievelden vastleggen, zoals kentekens, medewerkers, serienummers of kleurcodes. Als u bijvoorbeeld voor elk filiaal een aparte AccountView-administratie gebruikt, dan kunt u per filiaal andere lijsten met kentekens en medewerkers invoeren. De structuur van de subadministratie is dus in alle administraties hetzelfde, maar de lijstwaarden verschillen.

Subadministraties te bekijken vanuit verschillende invalshoeken
Subadministraties maken volledig deel uit van uw financiële verslaglegging.Hierdoor kunt u subadministratiegegevens vanuit tal van invalshoeken (ofwel dimensions…) bekijken: benzinekosten per kostenplaats, kosten per kenteken per periode, verreden kilometers per chauffeur, enz. Elk subadministratiegegeven kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld sorteringen en selecties. In combinatie met kostenplaatsen en –soorten beschikt u over ongekend krachtige mogelijkheden om uw bedrijfsgegevens te analyseren.

Rapporten gepresenteerd in draaitabel (Pivot Table)
Rapporten worden direct gepresenteerd in de vorm van een draaitabel (Pivot Table) in Microsoft Excel. Een rapport heeft altijd betrekking op één bepaalde subadministratie en kan beperkt worden tot balans- of verlies- en winstrekeningen. Met subadministraties kunt u dus niet alleen extra gegevens vastleggen, maar deze ook adequaat analyseren.

Opgesplitst in drie deelmodules
U kunt BusinessDimensions voor allerlei verschillende subadministraties gebruiken. Daarom is de module opgesplitst in drie deelmodules; één voor elk van de drie relevante modulelijnen. Met BusinessDimensions Financieel kunt u bijvoorbeeld een subadministratie ‘Lease-auto’s’ maken, waarmee u per kenteken alle kosten bijhoudt: onderhoudskosten, reparaties en brandstofverbruik. U voert per regel in het inkoopboek extra gegevens in, zoals kenteken, chauffeur, liters en kilometerstand. Na het invoeren van de boeking kunt u alle gegevens direct opvragen via het Journaal, dus ook de subadministratiegegevens. Door te selecteren op het kenteken van een bepaalde auto kunt u op elk gewenst moment de totale kosten van die auto bepalen.

U kunt subadministraties gebruiken in de handelsmodules, als u beschikt over BusinessDimensions Handel. Met deze module kunt u subadministraties muteren via inkooporders, verkooporders, productieorders, en voorraadbladzijden. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld serienummers en garantiegegevens vastleggen per verkocht artikel. Elke keer als u een artikel onderhoudt of repareert maakt u een nieuwe verkoopregel aan. Zo legt u in feite een garantiehistorie per artikel vast. Nadat de logistieke boekingen zijn gejournaliseerd, kunt u de subadministratiegegevens ook weer raadplegen via het Journaal.

U kunt extra gegevens invoeren in urenboekingen met BusinessDimensions Projecten/Uren. Zo kunt u bijvoorbeeld de vestiging vastleggen waar de uren zijn gemaakt, of aangeven op welk boekjaar de werkzaamheden betrekking hebben. Deze extra gegevens kunnen ook worden afgedrukt op de facturen.

U kunt uw invoer versnellen door uw boekingsvensters te wijzigen met BusinessViews. Subadministraties zijn naadloos in AccountView geïntegreerd, waardoor u ook deze velden (als extra kolommen) aan boekingsvensters kunt toevoegen. Hierdoor kunt u in één adem de hele boekingsregel invoeren, inclusief alle subadministratiegegevens.

Voor het opzetten van subadministraties is geen specialistische kennis vereist. Het aanmaken van een nieuwe subadministratie is net zo eenvoudig als het aanmaken van een nieuw stamgegeven. Maar u wilt natuurlijk niet dat er een wildgroei aan subadministraties ontstaat. Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I schermt u de betreffende opties gewoon af.

Wat koop ik ervoor?

• Tot 50 verschillende extra gegevens vastleggen in uw administratie
• Subadministratiegegevens invoeren tijdens het boeken
• Verschillende soorten velden gebruiken: lijst, aantal, datum, bedrag, tekst, standaard AccountView-tabel
• Velden verplicht stellen, waardoor er geen gegevens worden overgeslagen
• Invoervelden toevoegen in een dagboek met BusinessViews
• Subadministraties koppelen aan grootboekrekeningen, zodat altijd op de juiste subadministratie wordt geboekt
• Gedetailleerde analyses uitvoeren door naadloze integratie in AccountView
• Subadministratiegegevens verder analyseren en rapporteren via draaitabellen in Excel
• Eén keer een subadministratie aanmaken, in elke administratie gebruiken
• Per administratie afwijkende gebruikerslijsten invoeren
• Subadministraties probleemloos verder gebruiken na updates of uitbreidingen van AccountView

Wat levert het op?

Met BusinessDimensions kunt u een schat aan extra informatie opslaan in uw administratie. De waarde van die informatie wordt natuurlijk grotendeels bepaald door wat u ermee doet. In elk geval krijgt u door BusinessDimensions:

• Meer tijd om uw extra informatie zinvol te gebruiken, doordat het invoeren in één moeite doorgaat bij het boeken
• Meer zekerheid dat de gegevens altijd op de juiste manier worden bijgehouden
• Meer consistentie doordat gegevens maar één keer hoeven worden ingevoerd
• Meer inzicht doordat de gegevens geïntegreerd zijn in uw administratie

Door de praktijkgerichte opzet is BusinessDimensions bij uitstek geschikt voor consultants om AccountView op maat in te richten zonder te programmeren. Neem geen genoegen met een tweedimensionale kijk op de wereld, met alleen
subadministraties, debiteuren en crediteuren. Voeg nieuwe dimensies toe aan uw Business Software. Ruimte, tijd, de mogelijkheden zijn onbegrensd.

Wat kost het?

U investeert 1.595,- euro (excl. BTW) voor BusinessDimensions Compleet. De module is een uitbreiding op Business Modeller Compleet . Voor de drie deelmodules BusinessDimensions Financieel, BusinessDimensions Handel en BusinessDimensions Projecten/Uren investeert u 595,- euro per module (excl. BTW). De deelmodules zijn altijd uitbreidingen op de gelijknamige BusinessModeller-deelmodule in combinatie met BusinessDimensions Financieel. De BusinessModeller-modules zijn uitbreidingen op AccountView Business .

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.