Centraal stambestand

Hoeveel administraties onderhoudt u? Hoeveel stamgegevens bevatten die? Hoe vaak wijzigen die? En hoeveel wijzigingen moet u dan dus doorvoeren?  Of laat u dit door anderen doen, want ‘vele handen maken licht werk’?

Helaas is bij handwerk een vergissing snel gemaakt. En hoe weet u zeker dat de wijzigingen overal op tijd worden doorgevoerd? Twijfel niet langer, maar kies voor zekerheid. Met Centraal stambestand komt er na de eerste invoer geen handwerk meer aan te pas, u wijzigt één administratie en laat AccountView de rest doen.

Wat kan ik ermee?

Alle stamgegevens in één centrale administratie
Met de module Centraal stambestand onderhoudt u alle stamgegevens in één centrale administratie. Met de spreekwoordelijke druk op de knop stuurt u wijzigingen volautomatisch door naar elke gewenste administratie. Naar één voor elke vestiging van uw bedrijf of naar tientallen voor al uw cliëntadministraties. En net zo makkelijk naar een andere netwerklocatie als naar een ander continent.

Berichtensysteem stuurt wijzigingen door
Op het moment dat u een wijziging doorvoert in de centrale administratie, treedt het ingenieuze berichtensysteem van AccountView in werking. Telkens wanneer u een stamgegeven toevoegt, wijzigt of verwijdert, genereert AccountView hiervan een XML-bericht. De afgeleide administraties abonneert u op deze berichten van de centrale administratie. Wanneer u dat wilt, verstuurt u het bericht naar de abonnee-administraties. U hoeft dus niet meteen elk bericht door te sturen. Wacht bijvoorbeeld tot het einde van de week en verstuur alle berichten in één keer. U kunt ook een vast tijdstip afspreken waarop de berichten ontvangen en verwerkt moeten worden in de abonnee-administraties. Overigens worden berichten in lokale abonnee-administraties automatisch ontvangen. En als deze berichten zijn verwerkt, ziet u dat meteen terug in uw berichtenvenster.

Berichten versturen 'overzee'
Maar hoe bereiken mijn berichten de administraties overzee? Eenvoudig via een gezamenlijke netwerkdirectory of via e-mail. U kunt zelfs een combinatie van beide methodes gebruiken. In de centrale administratie geeft u alleen aan waar de berichten naartoe moeten. En in de externe abonnee-administratie waar ze vandaan komen. Het versturen, ontvangen en verwerken van berichten gaat net zo makkelijk als bij lokale abonnee-administraties. U geeft de opdracht en AccountView doet de rest. Door het gebruik van XML kunnen de berichten eenvoudig tussen verschillende systemen worden uitgewisseld, zelfs als die draaien op verschillende platforms.

Flexibel in te stellen welke adminstratie centraal onderhouden moet worden
Met Centraal stambestand synchroniseert u alleen stamgegevens: de financiële mutaties in de abonnee-administraties blijven dus intact. Daarbij is de module volledig flexibel inzetbaar. U kiest zelf welke stamgegevens u centraal wilt onderhouden en welke per administratie mogen verschillen. Het is altijd nog mogelijk om stamgegevens toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen in de abonnee-administraties.
Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging kunt u deze mogelijkheden bovendien volledig onder controle houden.

Wat koop ik ervoor?

• Met één druk op de knop stamgegevens bijwerken in meerdere administraties
• Wijzigingen versturen en ontvangen via e-mail, een netwerkdirectory of beide
• Net zo makkelijk wijzigingen doorvoeren in administraties op een andere netwerklocatie als op een ander continent
• Wijzigingen versturen, ontvangen en verwerken wanneer het uitkomt
• Elke administratie dezelfde stamgegevens maar eigen mutaties
• Probleemloze berichtuitwisseling door XML-technologie

Wat levert het op?

Kort gezegd: tijd en zekerheid. De  module Centraal stambestand geeft uw bedrijf:

• Rendement dat oploopt met de tijd die u anders kwijt zou zijn om elke wijziging in elke administratie door te voeren
• Tijdwinst evenredig aan het aantal administraties waarvan u de stamgegevens onderhoudt
• Minimalisering van de kans op invoerfouten
• Maximalisering van de betrouwbaarheid van uw financiële gegevens

Omdat elke wijziging maar één keer hoeft te worden ingevoerd, bespaart u tijd en voorkomt u fouten. Bovendien wordt de tijd die u nu kwijt bent aan het controleren en corrigeren van de overeenstemming van stamgegevens in verschillende administraties tot nul gereduceerd. En u heeft volledige controle over het tijdstip waarop wijzigingen worden doorgevoerd.

Herinnert u zich de wijziging van het BTW-percentage? Hoeveel tijd zou het u hebben gescheeld wanneer u toen de module Centraal stambestand had kunnen gebruiken om uw cliëntadministraties aan te passen? Wij zijn ons ervan bewust dat uw tijd kostbaar is, u weet zelf als geen ander hoe kostbaar.

Alle vestigingen moeten vanaf morgen de nieuwe verkoopprijzen hanteren? Wijzig ze vandaag in de centrale administratie en verwerk de wijzigingen in de abonnee-administraties morgenochtend.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Centraal Stambestand  investeert u  1595,- euro (excl. BTW). De module is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business .

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.