Fiattering

Wilt u grotere orders eerst controleren voordat ze worden besteld of uitgeleverd? Wilt u bestellingen of facturen eerst laten goedkeuren voordat ze de deur uitgaan? Wilt u het afdrukken van een orderbevestiging verplicht stellen?

Onmisbare functionaliteit voor wie zorgvuldig wil omgaan met autorisatie en controle. Met de module Fiattering beschikt u over een verfijnd bevoegdhedensysteem voor het inkoop- en verkoopproces. Voor de modules Facturering, Inkoop en Verkooporders een geruststellende aanvulling op Uitgebreide toegangsbeveiliging II.

Wat kan ik ermee?

Fiatteringsstadia opstellen
Met Uitgebreide toegangsbeveiliging II beschikt u over een algemeen autorisatiesysteem voor AccountView. Elke optie kunt u per gebruiker afschermen of juist beschikbaar maken. Een ideaal hulpmiddel om functiescheiding te realiseren. Maar op deze manier regelt u alleen per optie wat iemand al dan niet mag. U zorgt er bijvoorbeeld voor dat de magazijnbeheerder geen inkoopfuncties kan uitvoeren en dat de inkoper geen magazijnhandelingen kan verrichten. Maar de verkoper kan facturen afdrukken en versturen zonder dat iemand daar even naar heeft gekeken en de inkoper kan zonder problemen voor een ton aan apparatuur bestellen.

Met de module Fiattering kunt u regelen dat bepaalde inkoop- of verkoophandelingen moeten worden uitgevoerd (fiatteringsstadia). U zorgt er bijvoorbeeld voor dat de verkoper altijd eerst een proeffactuur moet laten goedkeuren, voordat de definitieve factuur wordt afgedrukt, en daarmee ook de administratie wordt bijgewerkt. Met negen fiatteringsstadia voor het verkoopproces en zeven voor het inkoopproces kunt u het inkoop- en verkooptraject volledig naar eigen inzicht inrichten. In een klein en informeel bedrijf kunt u bijvoorbeeld volstaan met het verplicht stellen van een proeffactuur. Handelt u in kostbare artikelen, dan kunt u meer stadia verplicht stellen. Levert u voor elke klant maatoplossingen, dan stelt u een offertestadium verplicht.

Instellen uitvoer bevoegdheden (limitering)
Bovendien kunt u ervoor zorgen dat orders en facturen alleen tot een bepaald bedrag mogen worden uitgevoerd. Op die manier weet u bijvoorbeeld zeker dat inkopen boven de 25.000,- euro eerst door uzelf worden goedgekeurd. De hoogte van het limietbedrag bepaalt u zelf. Het hangt af van uw bedrijf, uw medewerkers en uzelf. Is snelheid een absolute voorwaarde, dan kiest u een hoog limietbedrag. Is accuratesse van levensbelang, houdt u graag een vinger aan de pols en hecht u aan een formele autorisatie van grotere rderbedragen, dan kiest u een lager bedrag.

Na fiattering pas voorraad reservering
Als u naast Fiattering ook over Orders/backorders beschikt, kunt u offertes uitbrengen zonder dat de voorraad wordt gereserveerd. Pas wanneer de verkooporder wordt gefiatteerd, wordt de voorraad gereserveerd. Zo kunt u offertes uitbrengen terwijl uw artikelaantallen de situatie nauwkeurig blijven weergeven. Als u honderd tenten in voorraad heeft en u doet een offerte voor tweehonderdvijftig tenten, dan heeft u nog steeds honderd in plaats van min honderdvijftig tenten in voorraad.

Uitgebreide controlemogelijkheiden in te bouwen
Ook voor de registratie van het moment van uitgifte krijgt u een extra mogelijkheid. U kunt de uitgifte van de artikelen niet alleen registreren bij het afdrukken van de factuur of de pakbon, maar ook bij het compleetmelden van de pakbon. Zo kunt u een extra controlemogelijkheid inbouwen: u boekt de artikelen pas af wanneer de pakbon is vergeleken met de zending. De module Fiattering is onmisbaar voor handelsbedrijven die naast functiescheiding behoefte hebben aan autorisatie en controle. De module is een uitbreiding op Uitgebreide toegangsbeveiliging II, en sluit naadloos aan op de handelsmodules van AccountView.

Wat koop ik ervoor?

Negen fiatteringsstadia voor het verkooptraject: offerte fiatteren en afdrukken, verkooporder fiatteren, orderbevestiging afdrukken en retour, uitlevering fiatteren, pakbon afdrukken en compleetmelden en verkoopfactuur fiatteren
Zeven fiatteringsstadia voor het inkooptraject: inkooporder fiatteren en ontvangst, controle en fiatteren van zowel orderbevestiging als inkoopfactuur
Fiatteringslimieten voor inkoop- en verkooporders en inkoop- en verkoopfacturen
Goederenuitgifte registreren bij compleetmelden van de pakbon
Offertes uitbrengen zonder voorraad te reserveren

Wat levert het op?

Meer autorisatie- en controlemogelijkheden in het inkoop- en verkooptraject. U kunt bijvoorbeeld:

Inkoopfacturen van meer dan 1.000,- euro en verkoopfacturen van meer dan 25.000,- euro laten fiatteren door de controller of een directielid.
Verkoopfacturen verplicht laten fiatteren door het hoofd van de verkoopafdeling of de controller.
Offertes uitbrengen zonder voorraad te reserveren. Op die manier laat uw voorraad altijd de juiste artikelaantallen zien.

Met Fiattering krijgt u meer greep op uw inkopen en verkopen. U stelt verplicht wat u belangrijk vindt, en u fiatteert wat u belangrijk vindt. De module kost evenveel als een ten onrechte verleende korting van 10% op een order van 6.000,- euro.

Wat kost het?

U investeert 595,-.euro (excl. BTW). De module is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II .

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.