Aanmaningen

Belt u elke maand de debiteuren met de grootste openstaande posten? Stuurt u elke maand een aantal aanmaningen met de hand? Of wacht u gewoon af tot het geld binnenkomt?

Hoe u het ook wendt of keert, openstaande posten kosten u geld. Met een geringe investering kunt u op die kosten besparen. Met de module Aanmaningen heeft u inzicht in uw openstaande posten en verstuurt u in een handomdraai gepersonaliseerde aanmaningen. Een bescheiden maar uiterst praktische aanvulling op AccountView, waarmee u veel verborgen kosten vermijdt.

Wat kan ik ermee?

Efficiënt en dus 'op maat' aanmanen
Niet iedereen betaalt uw rekeningen even snel. Niemand wil te vroeg betalen, sommigen willen profiteren van een eventuele betalingskorting, velen betalen net (niet) op tijd, maar er zijn altijd rekeningen die blijven liggen. Tijdelijke liquiditeitsproblemen, een chaotische administratie of bewust uitstel: u moet maar zien dat u uw geld krijgt. Met een beperkt aantal openstaande posten volstaat telefonische of handmatige actie.Maar bij grotere aantallen zijn geautomatiseerde aanmaningen van levensbelang. Een dubbele aanmaning kan verkeerd vallen bij uw klant. Maar als u een post vergeet, krijgt u uw geld zeker niet. De module Aanmaningen is erop gericht om uw debiteuren zo efficiënt mogelijk op de hoogte te stellen van hun betalingsachterstand. U beschikt daarbij over een grote flexibiliteit. Niet alleen kunt u kiezen uit drie verschillende aanmaningslayouts, maar de layoutselectie houdt ook automatisch rekening met de doelgroep of de taal van de debiteur. Zo kunt u voor elke groep debiteuren drie verschillende layouts maken. Bijvoorbeeld drie algemene aanmaningen in het Nederlands, drie aangepaste versies voor uw grotere klanten en drie aanmaningen in het Engels en Duits voor uw buitenlandse klanten. Op basis van de taalcode van de debiteur wordt automatisch de juiste layout geselecteerd, u heeft er geen omkijken meer naar.

Toonzetting aanmaningen zelf bepalen
De toonzetting van de drie aanmaningen bepaalt u zelf. Bijvoorbeeld allereerst een nette brief, vervolgens een formele aanmaning en ten slotee een bericht van overdracht aan een incassobureau. Hierbij zijn bovendien twee scenario’s mogelijk die inspelen op twee veel voorkomende praktijksituaties. In het ene scenario wordt uitgegaan van het aantal aanmaningen dat u heeft verstuurd. De eerste keer wordt aanmaning één gebruikt daarna aanmaning twee en tenslotte aanmaning drie. Dit eenvoudige maar doeltreffende scenario is zeer geschikt als u niet regelmatig aanmaningen verstuurt, omdat het onafhankelijk is van de vervalduur van de openstaande posten. Iedereen krijgt altijd eerst uw nette brief en u loopt nooit het risico dat u bij de eerste aanmaning met een incassobureau dreigt. Zelfs niet als u door tijdgebrek drie maanden geen aanmaningen kon versturen.

Het tweede scenario is bedoeld voor bedrijven die met grote regelmaat aanmaningen versturen, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Hierbij wordt uitsluitend uitgegaan van de vervalduur van de openstaande post. Het aantal dagen kunt u zelf instellen. Als u bijvoorbeeld kiest voor 45 en 90 dagen, dan wordt voor posten jonger dan 45 dagen aanmaning één gebruikt, voor posten ouder dan 45 dagen aanmaning twee, en bij meer dan 90 dagen aanmaning drie. Vanzelfsprekend is in beide scenario’s rekening gehouden met de flexibiliteit die in de praktijk nodig is. Zo kunt u in het eerste scenario het aantal geregistreerde aanmaningen handmatig wijzigen. Handig als u een grote klant eerst nog een tweede formele aanmaning wilt sturen. In het tweede scenario kunt u de peildatum wijzigen. Handig als u de aanmaningen een keer een weekje moest uitstellen.

Markeren openstaande posten
De module is ook efficiënt als het op het markeren van uw openstaande posten aankomt. U hoeft ze niet met de hand door te lopen om te bepalen welke u wilt aanmanen. Op basis van peildatum en minimumbedrag markeert u ze automatisch, waarbij u bovendien automatisch posten kunt overslaan: creditnota’s, uit handen gegeven posten en posten van debiteuren die u hebben gemachtigd voor automatische incasso. Daarna loopt u de lijst nog even door, u drukt op de knop en iedereen krijgt de juiste aanmaning. Meerdere posten van dezelfde debiteur worden volautomatisch gecombineerd op één aanmaning.

Overig
Natuurlijk herkent u AccountView aan de praktische details.

Zoals een aparte notitietab per openstaande post, waarin u extra informatie kunt noteren. Of de mogelijkheid om afzonderlijke posten te blokkeren voor aanmaningen, waarmee u rekening kunt houden met uitzonderingsgevallen. En de velden waarmee u kunt registreren dat een post uit handen is gegeven, of waarin u de datum kunt registreren waarop is toegezegd dat de betaling binnenkomt. Overzichtelijke rapporten van uw openstaande posten, inclusief liquiditeitsprognoses, completeren de module. En in combinatie met BusinessModeller (financieel) kunt u zelfs het venster volledig naar eigen wens indelen. Andere kolommen of sortering, eigen selecties, eigen velden, u kunt het allemaal vastleggen in eigen weergaven en op eigen tabs. Aanmaningen is een efficiënt hulpmiddel om kosten te besparen. Of uw openstaande posten nu sneller worden betaald,u tijd bespaart die u nu aan aanmaningen besteedt, of beide, de module is de investering dubbel en dwars waard.

Wat koop ik ervoor?

Centraal aanmaningsvenster met alle noodzakelijke gegevens per openstaande post, inclusief ouderdomsinformatie, aanmaningsinformatie en betaalinformatie;
Stamgegevens aanmaningen, inclusief notitie en datum toegezegde betaling;
Aanmaningen blokkeren en uit handen geven;
Peildatum vrij instelbaar;
Standaardlayouts, ingebouwde layoutontwerper en automatische layoutselectie:

op basis van aantal keren gemaand, of op basis van vervalduur openstaande post;
voor elke taalcode drie verschillende layouts mogelijk;

Openstaande posten handmatig markeren, of automatisch op basis van peildatum en minimumbedrag, met uitsluiting van uit handen gegeven posten, creditnota’s en automatische incassoposten;
Standaardrapportage

aanmaningen; controlelijst; openstaande posten; analyse openstaande posten; liquiditeitsprognoses.

Kopiedocumenten opslaan in het standaard PDF formaat. In de Business versie is het zelfs mogelijk om uw aanmaningen direct per e-mail te versturen.

Wat levert het op?

Snel en efficiënt aanmaningen versturen. Of u nu wekelijks of drie keer per jaar aanmaningen verstuurt, u benadert uw klanten persoonlijk, en volledig toegesneden op de stand van hun openstaande posten;
Een flexibele, maar toch eenvoudige en gebruikersvriendelijke oplossing. De standaardprocedure voor de meeste debiteuren, maar probleemloos maatwerk voor de uitzonderingsgevallen;
Meer inzicht in uw openstaande posten, en het betalingsgedrag van uw debiteuren. Met de analyserapporten vist u de notoire wanbetalers er zo uit. Op basis daarvan kunt u bijvoorbeeld gerichte nabelacties houden, of de kredietlimiet verlagen.

Hoeveel tijd besteedt u nu maandelijks aan het nabellen van uw debiteuren? Hoeveel tijd kost het u nu om een overzicht te maken van de openstaande posten? Wat is nu de gemiddelde ouderdom van uw openstaande posten? Hoeveel bespaart u in één jaar als u die ouderdom met tien dagen vermindert, of als u de helft niet meer hoeft na te bellen? Tien tegen één dat dat bedrag hoger is dan uw investering in de module Aanmaningen.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Aanmaningen investeert u 295,- euro voor AccountView Team. Voor AccountView Business investeert u 495,- euro. Voor AccountView Solo is deze module ook (met beperktere functionaliteit) beschikbaar en kost euro 195,-.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.