Budgettering I en II

Stelt u uw budgetten op in een spreadsheet-programma? Inderdaad, het werkt, dat zullen wij niet ontkennen. Maar wij denken dat het sneller en overzichtelijker kan met de module Budgettering I , die alles netjes naast de actuele cijfers van uw administratie presenteert. En als u straks op afdelingsniveau wilt gaan budgetteren? Gaat u dan alle kostenplaatsen ook in uw spreadsheet bijhouden? Wij denken dat u dan met de module Budgettering II heel veel tijd kunt besparen. En daarna zit het resultaat zo in uw spreadsheet.

Wat kan ik ermee?

Budgettering I
Budget op elk moment te vergelijken met actuele cijfers
In uw spreadsheet staat uw budget opgesplitst per rubriek, maar verder bent u de koppeling met uw administratie grotendeels kwijt. U moet de rubrieken zowel in AccountView als in uw spreadsheet bijhouden en voor een vergelijking moet u uw spreadsheet en AccountView tegelijk openen. Met de module Budgettering I produceert u de cijfers helemaal in AccountView en hoeft u alleen de budgetbedragen in te voeren. U kunt op elk moment uw budget vergelijken met uw actuele cijfers, zowel van het huidige als van het vorige jaar. In één venster. En u kunt zonodig uw beleid bijstellen of uw budget wijzigen.

Maximale efficiëntie bij het inrichten, flexibel in het gebruik
Budgetteren op rubriek biedt belangrijke voordelen. Wie al met verslagen werkt, hoeft de module niet eens meer in te richten. Voor uw verslagen heeft u immers al rubrieken aangemaakt. En het heeft als bijkomend voordeel dat u uw budget ook in het venster Verslag kunt opvragen en kunt vergelijken met uw jaar- of periodecijfers. Zoals altijd heeft AccountView speciale aandacht besteed aan de gebruikersvriendelijkheid. Tijdens het inrichten van de module kost het aanmaken van de budgetregels de meeste tijd. Dat hoeft u dus niet met de hand te doen: met een aparte optie kunt u in één keer voor elke rubriek een budgetregel aanmaken. U hoeft alleen nog de essentie in te voeren: de budgetbedragen. Maar als u per periode budgetteert, kan het aantal bedragen dat u moet invoeren nog flink oplopen. Voor 50 rubrieken gaat het om 600 periodebedragen. Daarom is ook hiervoor een oplossing bedacht: met budgetverdeelcodes kunt u de 50 jaarbudgetbedragen automatisch percentagegewijs over de 600 perioden verdelen. Zo voorkomt u bovendien inconsistenties in de periodebedragen. Natuurlijk is het op elk moment mogelijk om de afzonderlijke periodebedragen achteraf te wijzigen. Met AccountView combineert u maximale efficiëntie tijdens het inrichten met maximale flexibiliteit in het gebruik.

Budgettering II
Onbeperkt aantal budgetten naast elkaar te gebruiken
In de module Budgettering I kunt u uw budget weliswaar op elk moment naar believen wijzigen, maar u bent gebonden aan één budget. In Budgettering II kunt u een onbeperkt aantal budgetten naast elkaar gebruiken. Bijvoorbeeld voor optimistische en pessimistische varianten, of om verschillende periodeverdelingen beter te kunnen beoordelen.

Niet alleen op rubrieken te budgetteren
Bovendien kunt u in Budgettering II ook op andere criteria dan alleen rubrieken budgetteren, zoals bijvoorbeeld de combinatie van grootboekrekening en kostenplaats/project. Dat betekent bijvoorbeeld dat u een budget kunt opstellen op het niveau van grootboekrekening, waar nodig uitgesplitst op afdelingsniveau. Ook dergelijke gedetailleerde budgetten kunt u op elk moment in één venster met uw actuele cijfers vergelijken, zowel van het huidige als van het vorige jaar. Met bovendien een samenvatting in het venster Verslag.

Budgethouders in stellen
Als de budgetverantwoordelijkheid over meerdere personen is verdeeld, kunt u budgethouders toewijzen aan budgetregels. Iedereen kan dan z’n eigen budgetbedragen invoeren en beheren en het resultaat is onmiddellijk beschikbaar. Wederom geldt dat u de budgetregels automatisch kunt aanmaken: de module maakt een regel aan voor elke bestaande combinatie van de geselecteerde criteria. Ongebruikte combinaties worden automatisch overgeslagen: u hoeft alleen bedragen in te voeren voor de relevante criteria. En die bedragen kunt u ook weer automatisch over perioden laten verdelen. Hoe meer budgetten en hoe meer criteria, hoe meer budgetbedragen. Opnieuw heeft AccountView naar maximale efficiëntie gestreefd.

Meerdere bedragen in één keer in te voeren of te wijzigen
Met een speciale optie kunt u meerdere bedragen in één keer invoeren of wijzigen. Om bijvoorbeeld alle budgetbedragen in één keer met vijf procent te verhogen, en meteen af te ronden op tientallen. Of om de budgetten van de productgroepen met duizend euro te verlagen.

Budgetten kopiëren
Tenslotte zal het regelmatig voorkomen dat uw budgetten in grote lijnen overeenkomen. Hetzelfde budget, maar dan tien procent hoger. Zonde van de tijd om dat weer allemaal opnieuw in te voeren. Vandaar dat u budgetten in één keer kunt kopiëren, inclusief alle budgetregels. En met de genoemde optie legt u er in een paar seconden tien procent bovenop. Of u maakt een kopie van een goedgekeurde versie van een budget, waarin men kan experimenteren. AccountView zorgt ervoor dat u met een minimum aan inspanning een maximaal resultaat bereikt. U wilt zo snel mogelijk uw budgetten invoeren en die met uw cijfers vergelijken. Al het andere is bijzaak.

Wat koop ik ervoor?

Budgettering I

• Eén budget per administratie;
• Budgetteren op rubriek;
• Budgetregels automatisch aanmaken voor alle rubrieken;
• Jaarbudgetbedragen automatisch percentagegewijs over perioden verdelen;
• Standaardrapportage:
• budgetverdeelcodes (samengevat en gedetailleerd)
• budgetregels (per jaar en per periode).

Budgettering II

• Meerdere budgetten per administratie;
• Budgethouders per budgetregel;
• Budgetteren op:
• rubriek
• grootboekrekening
• grootboekrekening en kostenplaats/project
• grootboekrekening en kostensoort
• grootboekrekening, kostenplaats/project en kostensoort
• Budgetregels automatisch aanmaken voor alle gebruikte combinaties van budgetteringscriteria;
• Budgetbedragen per groep wijzigen;
• Budgetten kopiëren;
• Standaardrapportage:
• budgetten, inclusief budgetteringscriteria.

Wat levert het op?

Uiteraard is het rendement afhankelijk van de grootte van uw onderneming en van het aantal budgetteringscriteria dat u hanteert. De besparingen kunnen als volgt worden samengevat:

• Budgettering I:
  Flexibel, gemakkelijk en snel budgetteren, ook gedurende het jaar. Meer en sneller inzicht in uw gehele onderneming betekent alerter reageren op nieuwe ontwikkelingen en minder kans op kostbare inschattingsfouten. Hoeveel tijd besteedt u nu elk jaar aan het stoeien met spreadsheets? Wij denken dat u de module met groot gemak binnen een jaar terugverdient. Een besparing van drie of vijf uur is zo gerealiseerd.
• Budgettering II:
  Eindelijk kunt u budgetteren op het niveau dat u zelf wilt en meerdere budgetteringsscenario’s onderling vergelijken. Bovendien is de tijdrovende uitwisseling van afdelingsbudgetten verleden tijd. Hoeveel tijd bent u nu zelf kwijt aan het opstellen van het budget en het bijeenschrapen en combineren van afdelingsbudgetten? Hoeveel tijd zijn uw budgetverantwoordelijken kwijt aan het invoeren en heen en weer sturen van de spreadsheets? Nu kunnen zij hun budgetten rechtstreeks invoeren en u kunt zich beperken tot de eindcontrole. Geen dubbel werk, altijd actuele cijfers. Alleen al doordat u het spreadsheet-stadium kunt overslaan, heeft u de module er binnen een jaar uit.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Budgettering I investeert 195,- euro, en 595,- euro voor Budgettering II. Budgettering I is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business . Budgettering II is een uitbreiding op Budgettering I.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.