Intercompanyboekingen

Met de module Intercompanyboekingen (in combinatie met Kostenverdeel I), kunt u rekening-courantboekingen tussen een holding en dochtermaatschappijen zo goed als automatisch genereren. Hierdoor wordt zowel bij de holding als bij de dochtermaatschappijen tijd bespaard op de invoer, én op de controle.

Wat kan ik ermee?

Rekening-courant made easy
Het invoeren van rekening-courantboekingen is vaak eentijdrovende klus. Stel u ontvangt een huurfactuur voor alle bedrijfspanden van dochterbedrijven. U moet deze factuur eerst inboeken en dan een aparte journaalpost invoeren voor de doorbelasting aan de dochtermaatschappijen. U stelt de dochtermaatschappijen op de hoogte van de boekingen, zodat ook zij de juiste boekingen kunnen vastleggen. Met de module Intercompanyboekingen is dat allemaal verleden tijd. Tijdens het invoeren van bijvoorbeeld een huurfactuur wordt de doorbelasting automatisch afgehandeld op basis van een verdeelsleutel. Dat scheelt tijd, elke maand weer. Bovendien worden de rekening-courantboekingen altijd aangemaakt in hetzelfde memoriaaldagboek en worden steeds dezelfde rekeningen gebruikt. Dat is makkelijk voor de controle achteraf (en die hebben we ook nog geautomatiseerd).

Dochtermaatschappijen kunnen ook onderling rekening-courantboekingen uitwisselen met Intercompanyboekingen. Accountants- en administratiekantoren kunnen deze module gebruiken voor boekingen tussen de maatschap en privé-administraties.

Kosten verdelen met vaste verdeelsleutels
Rekening-courantboekingen worden aangemaakt op basis van vaste verdeelsleutels. In een verdeelsleutel geeft u aan welk percentage (van bijvoorbeeld een verzekeringspremie) wordt doorgeschoven naar welke dochtermaatschappij. U kunt verschillende verdeelsleutels gebruiken, omdat de kostenverdeling immers afhangt van het type kostenpost.

Vervolgens koppelt u per grootboekrekening de juiste verdeelsleutel. Hierdoor wordt de verdeelsleutel automatisch vastgelegd bij het invoeren van een boeking (maar afwijkingen zijn mogelijk). Bij het invoeren van huurfacturen op deze rekening hoeft u daarom geen enkele aanvullende handeling te verrichten: de verdeelsleutel wordt automatisch toegepast als u intercompanyboekingen gaat aanmaken.

Het werken met verdeelsleutels heeft overigens een groot voordeel boven het werken met vaste bedragen per dochtermaatschappij: als volgend jaar de huurprijs omhoog gaat, hoeft u de verdeelsleutel niet aan te passen. Het nieuwe huurbedrag wordt op basis van de percentages immers volledig doorbelast! Het is overigens niet verplicht om 100% door te belasten. Door een lager percentage door te belasten, neemt de holding het restbedrag voor zijn rekening.

Een factuur invoeren en doorbelasten
Hierover kunnen we kort zijn: er zijn geen verschillen met normale boekingen (die niet worden doorbelast). U boekt uw factuur op de juiste tegenrekening, bijvoorbeeld de rekening Huur, Verzekeringspremies, Catering, Beveiliging, etc. Als aan deze rekeningen een verdeelsleutel is gekoppeld, wordt deze automatisch toegepast. U genereert later de rekening-courantboekingen met behulp van een wizard.

Normaalgesproken hoeft u op boekingsniveau dus niet na te denken over de juiste doorverdeling. Wilt u echter een andere verdeelsleutel gebruiken, bijvoorbeeld omdat er sprake is van incidentele kosten die helemaal voor rekening van het hoofdkantoor komen? Kies Bewerken/Regel wijzigen en verwijder de verdeelsleutel. U kunt uiteraard ook een andere verdeelsleutel kiezen.

Rekening-courantboekingen aanmaken
U maakt periodiek rekening-courantboekingen aan met een wizard vanuit het venster Administraties. De boekingen in de holding worden direct aangemaakt. De boekingen in de dochteradministraties worden aangemaakt op het moment dat deze worden geopend. Voor deze boekingen wordt altijd een apart memoriaal gebruikt, waardoor u deze makkelijk kunt controleren. Via de omschrijving kunt u de boekingen altijd herleiden tot de originele boekingen in de administratie van de holding. Bovendien kunt u rekening-courantboekingen tegen elkaar afletteren: u kunt de boekingen in de holding dus vergelijken met die in de dochtermaatschappijen. Dit is met name van belang als er later boekingen zijn verwijderd of gecorrigeerd.

Rekening-courantboekingen voor uw vestiging in Tokio
Of Kaapstad, Moskou, Edinburgh, Rio de Janeiro, Toronto, een internet-verbinding volstaat. Voor vestigingen op dezelfde locatie wordt het standaard-berichtenverkeer van AccountView gebruikt. In alle andere gevallen worden de boekingen uitgewisseld in de vorm van XML-berichten via een gezamenlijke directory, bestandsuitwisseling via FTP of via e-mail. XML is een algemeen geaccepteerde standaard voor berichtenverkeer via Internet.

Transitorische posten doorbelasten
Bij transitorische posten voor dochtermaatschappijen kunt u met AccountView op twee manieren tijd besparen:

• U voert de posten éénmaal in, en verdeelt deze over de juiste perioden met de module Transitorische posten.
• De rekening-courantboekingen kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van de gekoppelde verdeelsleutels. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld uw verzekeringskosten (die immers per jaar of kwartaal worden gefactureerd), in één keer verdelen over de juiste perioden én doorbelasten naar uw dochtermaatschappijen.

Onderlinge schuldverhoudingen afhandelen
Door de rekening-courantboekingen ontstaan onderlinge schuldverhoudingen: de holding belast bedragen door aan dochtermaatschappijen, maar er worden geen betalingen verricht. Voor het opstellen van een geconsolideerde jaarrekening kunt u onderlinge schuldverhoudingen elimineren (“tegen elkaar wegstrepen”) met de module Consolidatie internationaal. Zo wordt u ook tijdens het opstellen van de jaarrekening het nodige (jaar)werk uit handen genomen.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Intercompanyboekingen investeert u 895,- euro. Wij raden u aan om daarnaast minimaal de module Kostenverdeel I  aan te schaffen.

Bron AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.