Kostenverdeel I

Uw bedrijfswagens worden door vier afdelingen gebruikt, maar berekent u die kosten wel door aan die afdelingen? Als u de huur van het bedrijfspand zou kunnen splitsen per afdeling, zouden die afdelingen zich dan realiseren dat ze met minder ruimte toe kunnen?

U wilt dat de afdeling Orderbehandeling niet meer kost dan drie euro per order, maar hoe boekt u die dekking snel en efficiënt? Prangende vragen voor bedrijven die willen weten waar de kosten worden veroorzaakt. De module Kostenverdeel I biedt u diepgaand inzicht in uw kosten en een flexibele manier om kosten en dekkingen automatisch te boeken. Een kostenbewuste aanvulling op AccountView, waar u bijvoorbeeld ook in de handelsadministratie van profiteert.

Wat kan ik ermee?

Automatisch verdelen van kosten
Wie genoegen neemt met kostenplaatsen en eenvoudige rapportage, vindt in AccountView voldoende functionaliteit. Maar zodra algemene en overheadkosten een grotere rol gaan spelen, wordt een juiste kostentoerekening en kostendekking belangrijker. U wilt weten welke kosten uw afdelingen nu echt maken en u wilt in uw boekhouding vastleggen wat de toegestane kosten voor die afdelingen zijn. Wellicht hebt u zelfs uw boekhouding ooit al ingericht voor het verdelen van kosten, maar is het er nooit van gekomen om dit ook werkelijk toe te passen. U miste een module die u het werk uit handen neemt.

Met Kostenverdeel I verdeelt u uw kosten percentagegewijs over de juiste afdelingen, volgens regels die u zelf vastlegt. Kosten uit rubriek 4 automatisch verdelen over afdelingen in rubriek 5 betekent twee keer zoveel inzicht. Niet alleen een kostenrekening Huur in rubriek 4, maar diezelfde huur ook automatisch per vierkante meter uitgesplitst over de afdelingen in rubriek 5! Opeens krijgt de afdeling inkoop flinke huurkosten doorberekend…

Automatisch boeken van dekkingen
Naast het automatisch verdelen van kosten, kunt u ook dekkingen automatisch boeken met behulp van bedragen, toeslagen en tarieven. Op het moment dat er een order wordt verwerkt, wordt automatisch de dekking voor de afdeling orderbehandeling geboekt. Zo kunt u op elk moment zien of uw afdelingen binnen de toegestane kosten blijven. De toeslagen vormen een onderdeel van uw standaardkosten, die u weer kunt verrekenen met uw nettomarge.

Verdeelsleutels en -regels gemakkelijk aan te passen
U verdeelt uw kosten en dekkingen met verdeelsleutels en verdeelregels. De verdeelregels bevatten de informatie die nodig is om de juiste journaalpost te maken. De verdeelsleutels koppelt u aan grootboekrekeningen of aan afzonderlijke dagboekregels. Als u de verdeelsleutels journaliseert, worden de journaalposten automatisch aangemaakt in een apart dagboek. U wilt het toch anders verdelen? Verdeelregel aanpassen en opnieuw journaliseren, geen enkel probleem. Het kopiëren van verdeelsleutels, inclusief verdeelregels, is een handig extraatje dat u veel tijd zal besparen.

Volledig geïntegreerd in AccountView
Natuurlijk is de module volledig geïntegreerd met de rest van AccountView. Als u afschrijvingen boekt met Vaste activa, kunt u de afschrijvingsbedragen automatisch verdelen over de afdelingen. Als u de huur van uw kopieerapparaat met Transitorische posten over twaalf maanden uitsmeert, kunt u de huurbedragen automatisch verdelen over de afdelingen die het apparaat gebruiken. U kunt elke boeking automatisch verdelen over een onbeperkt aantal rekeningen, op basis van elke denkbare combinatie van percentages, bedragen en tarieven.

Met de module Kostenverdeel I beheerst u uw indirecte kosten. Ze worden zichtbaar op de rekening van de afdeling die de kosten maakt. In combinatie met dekkingen laat de module zien waar de efficiëntie kan worden verbeterd en krijgt u een beter inzicht in de kostenstructuur.

Wat koop ik ervoor?

Onbeperkt aantal verdeelsleutels per administratie
Verdeelsleutels koppelen aan grootboekrekeningen of dagboekregels
Verdeelsleutels kopiëren
Onbeperkt aantal verdeelregels per verdeelsleutel
Verdelingen boeken op basis van (combinaties van):

percentages
bedragen
tarieven

Flexibel journaliseren in apart dagboek Kostenverdeling
Standaardrapportage:

verdeelsleutels
verdeelregels
verdeelregels per verdeelsleutel
journaalregels per verdeelsleutel

Wat levert het op?

Zoals gezegd, u krijgt meer inzicht in uw algemene en indirecte kosten. Waar worden die kosten gemaakt, aan welke afdelingen zijn ze toe te rekenen, aan welke dekkingen dienen afdelingen zich te houden?

Door deze kosten te verdelen, kunt u bijvoorbeeld:

Meer greep krijgen op kostenbewaking per afdeling. Elke afdeling krijgt de gemaakte kosten doorberekend. Opeens blijkt dat kopieerkosten voor 75% zijn toe te schrijven aan de afdeling Inkoop.
Effecten van verschillende vormen van doorverdelingen analyseren. Stel dat de dekking van de afdeling Verkoop niet is gebaseerd op de omzet, maar op het aantal verkochte artikelen? Wat is dan het verkoopresultaat?
De kostprijs van uw artikelen en productgroepen nauwkeuriger vaststellen. Verkoopkosten die voor producten worden gemaakt, kunt u als toeslag boeken. Opeens blijkt dat de verkoopkosten meer dan 10% van de verkoopprijs vormen.
Afschrijvingskosten automatisch verdelen over afdelingen. Niet alleen de kopieerkosten, maar ook de afschrijvingskosten van drie kopieerapparaten kunnen aan afdelingen doorbelast worden.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Kostenverdeel I investeert u 495,- euro. De module is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business .

Tot slot

Twee invalshoeken op uw kosten betekent twee keer zoveel inzicht. Meer mogelijkheden dus voor kostenbesparing en efficiëntieverbetering. Met behulp van verdeelsleutels kunt u de module geheel naar eigen inzicht inzetten, volledig toegesneden op uw situatie. Kostenverdeel I kost evenveel als één jaar huur van tien vierkante meter bedrijfsruimte die u niet nodig heeft. Met een kopieerapparaat minder op de afdeling administratie, of een afdeling die zich bezint op het vanzelfsprekend gebruik van de bedrijfswagen, betaalt de module zich binnen een jaar terug.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.