Vaste activa

Berekent u uw afschrijvingen elk jaar in Microsoft Excel? Zou u wel eens willen weten welke computers al volledig zijn afgeschreven? De module Vaste activa I vervangt het jaarlijkse gereken en gezoek door voortdurend inzicht. Bent u het niet eens met een afschrijvingsregel van de belastingdienst? Met Vaste activa II kunt u uw eigen commerciële afschrijvingsritme hanteren, en toch de belastingdienst tevreden houden met fiscale afschrijvingen.

Wat kan ik ermee?

Vrijwel ieder bedrijf beschikt over duurzame bedrijfsmiddelen. Machines, auto’s, gebouwen, grond, computers. Elk met eigen afschrijvingsregels, aangeschaft op verschillende momenten, met afwijkende levensduren en vaak ook van verschillende leveranciers. Juist omdat registratie en afschrijving het boekjaar overschrijdt is de kans op fouten groot. En omdat het vaak om grote bedragen gaat is een foutloze registratie van het grootste belang. Laat u ondersteunen door AccountView.

Vaste activa I

Aanschaf van uw bedrijfsmiddelen boekt u toch al in AccountView. De module Vaste activa I maakt registratie ervan gemakkelijk. Boekt u op een activarekening, dan krijgt u automatisch de mogelijkheid om het activum toe te voegen. Weinig kans dat u nog een bedrijfsmiddel vergeet in te voeren. Bovendien kunt u op dat moment waarschijnlijk gemakkelijk alle gegevens opzoeken of navragen.

En als u meteen even de afschrijvingsmethode selecteert worden vanaf dat moment ook de afschrijvingsboekingen van dit activum automatisch meegenomen bij het genereren. U heeft er geen omkijken meer naar en uw administratie laat in elke periode juiste cijfers zien. Net als aan het eind van het jaar trouwens. Weet u al wat u met de extra vrije tijd gaat doen? In de indeling van uw financiële registratie bent u volkomen vrij. Alle activa op één activarekening, elk activum een eigen rekening, en alle mogelijkheden daartussen. Kiest u maar.

U beschikt over de twee meestgebruikte afschrijvingstypen, die u bovendien nog kunt aanpassen aan uw eigen wensen. De module wordt gecompleteerd door uitgebreide rapportage (waaronder een compleet jaaroverzicht), extra aansluitingscontrole en de mogelijkheid om per activum de activakaart op te vragen.

Vaste activa II

Deze uitbreidingsmodule is speciaal ontwikkeld voor grotere bedrijven met veel verschillende duurzame bedrijfsmiddelen en voor accountantskantoren die de diverse afschrijvingstypen willen ondersteunen die door hun verschillende soorten cliënten worden gebruikt. De module maakt ook onderscheid tussen commerciële en fiscale afschrijvingen. Dit onderscheid is in alle standaardfunctionaliteit van Vaste activa I aangebracht, natuurlijk bij de rapportage en het genereren van afschrijvingen. Vanzelfsprekend kunt u met een apart rapport de verschillen tussen de commerciële en fiscale afschrijvingen opvragen, zodat u op elk moment de status van beide kunt analyseren. Daarnaast is de module uitgebreid met extra functionaliteit om veel voorkomende situaties in een handomdraai te registreren. Herwaarderen is natuurlijk het belangrijkste.

Ook kunt u een activum splitsen als u het ene deel verkoopt, maar het andere deel niet. Of een activum samenvoegen: meerdere subactiva groeperen onder een hoofdactivum. Als u bijvoorbeeld een nieuwe fabriekshal aan de oude bouwt kunt u de nieuwe hal als nieuw subactivum registreren, maar staan beide hallen samen als één hoofdactivum op uw jaaroverzicht. Ook in deze beide modules zult u de praktijkgerichte extra functionaliteit waarderen.

In Vaste activa I kunt u bijvoorbeeld snelkoppelingen opnemen naar belangrijke documenten zoals contracten of onderhoudsovereenkomsten. Of etiketten afdrukken voor uw activa, zodat de onderhoudsdienst altijd gemakkelijk de interne code kan terugvinden. In Vaste activa II is het invoeren van verzekeringsgegevens een doordacht extraatje, net als het afronden van bedragen op het jaaroverzicht.

Wat koop ik ervoor?

Vaste activa I

Vaste activa registreren inclusief serienummer, locatie, kostenplaats/project, aanschaf- en verkoopdatum, afbeelding, eventuele opmerkingen en snelkoppelingen naar de bijbehorende documenten;
Nieuwe activa automatisch toevoegen vanuit dagboekinvoer (Vaste Activa II);
Activagrootboekrekeningen per activum instelbaar (activa, cumulatieve afschrijvingen, afschrijvingskosten en verkopen);
Twee afschrijvingstypen: aanschafwaarde-restwaarde en boekwaarde;
Zelf afschrijvingsmethoden definiëren op basis van afschrijvingstypen door percentages per periode te wijzigen;
Afschrijvingen automatisch genereren;
Activakaarten met weergaven, inzoomen op onderliggende journaalposten enz.;
Flexibele jaarovergang: beginbalans en activa kunnen na correctie opnieuw worden overgenomen;
Standaardrapportage:

Vaste activa: samengevat of gedetailleerd, met of zonder afgeschreven en/of verkochte activa;
Jaaroverzicht: verloop van (des)investeringen en afschrijvingen;
Aansluiting grootboek: aansluiting van activa-administratie op de financiële administratie controleren;
Afbeeldingen: in vier verschillende rapportlayouts;
Vaste activakaarten;
Etiketten.

Vaste activa II

Onderscheid tussen commerciële en fiscale afschrijvingen;
Vier extra afschrijvingstypen: annuïteit, sum of the year’s digits, vast bedrag (voor werkelijk verbruik) en geen afschrijving (voor eenmalige afschrijvingen);
Zelf afschrijvingsmethoden definiëren op basis van afschrijvingstypen, via percentages of bedragen per periode;
Activakaarten opvraagbaar voor commerciële, fiscale of alle mutaties; in combinatie met de module Multi-Year Financials ook over meerdere jaren;
Activa op- en afwaarderen via aparte herwaarderingsrekening, per activum instelbaar;
Activa eenvoudig splitsen, groeperen (samenvoegen);
Eenmalige extra afschrijvingen;
Verzekeringsgegevens van activa registreren: al dan niet verzekerd, polisnummer, verzekeraar, premie, verzekerd bedrag, ingangs- en einddatum;
Standaardrapportage:

Gescheiden commerciële en fiscale rapportage voor standaardrapportage Vaste activa I;
Verschillen (tussen commerciële en fiscale afschrijvingen);
Afschrijvingsprognose als draaitabel (Pivot Table) in Microsoft Excel;
Bedragen op het jaaroverzicht afronden;
Verzekeringen.

Wat levert het op?

Hoe meer bedrijfsmiddelen u beheert, hoe groter de tijdwinst die u kunt realiseren. Maar ook bij een beperkt aantal activa kunnen de modules u veel opleveren:

Vaste activa I: de administratie van uw bedrijfsmiddelen is altijd up-to-date. U vergeet niets meer in te voeren, u weet op elk moment wat aan vervanging toe is, en u hebt alle bijbehorende documenten in AccountView bij de hand. Hoeveel tijd besteedt u nu elk jaar aan het uitzoeken van uw activa en het berekenen van de afschrijvingen? Wij denken dat u de module met groot gemak in een jaar terugverdient. Een besparing van vijf uur is zo gerealiseerd.
Vaste activa II: één oplossing waarmee zowel de accountant als de belastingdienst tevreden is. Tijdrovende aparte berekeningen van fiscale afschrijvingen zijn verleden tijd. Alle informatie is centraal beschikbaar en controleerbaar, en uw administratie klopt als een bus. Maar met deze module bespaart u niet alleen tijd aan het eind van het jaar. Een herwaardering of een deelverkoop is alleen een kwestie van gegevens invullen.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Vaste activa I investeert u 250,- euro en voor Vaste activa II 895,- euro. De module Vaste activa I is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business . Vaste activa II is een uitbreiding op Vaste activa I.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.