Inkoop I

Doet u regelmatig bestellingen? Wilt u producten of diensten met een druk op de knop bestellen op basis van uw artikelbestand? Met de module Inkoop I bespaart u tijd en geld en heeft u er geen omkijken meer naar.

Periodieke inkooporders? Ontvangsten invoeren per order of voor meerdere orders tegelijk? Aanbetalingen registreren, een bestelling annuleren of een inkoopfactuur gedeeltelijk verwerken? De module is flexibel inzetbaar. De logische uitbreiding op AccountView.

Wat kan ik ermee?

Grotere aantallen artikelen of bestellingen uitvoeren
Wie zo nu en dan een bestelling doet, gebruikt waarschijnlijk een gewone tekstverwerker. Maar bij grotere aantallen artikelen of bestellingen is dat niet meer mogelijk. De kans op typefouten neemt toe en het kost erg veel tijd. Met de module Inkoop hoeft u niets meer over te typen. U heeft uw leveranciers al ingevoerd, uw artikelen en de inkoopprijzen. Voor een nieuwe inkooporder selecteert u de leverancier en de artikelen, u voert de te bestellen aantallen in en de bestelbon is klaar voor verzending. De BTW wordt automatisch berekend en geboekt. Vreemde valuta? Kostenplaatsen? Naadloze integratie met AccountView. Op deze manier kunt u razendsnel standaardbestellingen afhandelen.

Per order verschillende voorwaarden hanteren
De module is ook geschikt als uw leveranciers per order andere voorwaarden hanteren. U kunt de omschrijvingen aanpassen, dagprijzen hanteren, een andere korting voor een bepaalde order gebruiken, enzovoort. Voor een uitgebreide toelichting kunt u gebruik maken van vrije tekst op uw inkooporders. Zo kunt u ook minder gangbare artikelen of diensten snel en doeltreffend inkopen.

Compleet inkoop traject
Natuurlijk heet u meer nodig dan alleen bestelbonnen. Voor handelsbedrijven is het complete traject beschikbaar, van invoer van inkooporder, via bestelbonnen, ontvangst van artikelen, tot ontvangst van inkoopfactuur. Ontvangsten kunnen apart van de bestelling worden ingevoerd, zodat functiescheiding mogelijk is. Als u dat wilt, kunt u proefbestelbonnen afdrukken ter controle, voordat u de definitieve bestelbonnen afdrukt. Verzamelen van inkooporders en bestelbonnen is geen probleem. Zo kunt u uw inkooporders bijvoorbeeld op elk moment invoeren en ze wekelijks verzamelen, waarna u de bestelbonnen afdrukt. Dat levert u misschien nog extra inkoopkorting op ook. Als u over de module Voorraad beschikt, kunt u uw inkooporders ook automatisch laten aanmaken op basis van besteladviezen en uw voorraadaantallen. U controleert ze nog even en drukt de bestelbonnen af. Over efficiënt inkopen gesproken…

Periodieke inkoopordres
Zelfs periodieke inkooporders worden ondersteund: bestellingen die u elke week of elke maand doet, kunnen nog sneller worden aangemaakt. Ook creditnota’s registreren is een fluitje van een cent. Bij grote aantallen inkooporders heeft u uitgebreide mogelijkheden om inkooporders te selecteren (bijvoorbeeld crediteurnummer, leverdatum of selectiecode), zodat u bij een beperkte voorraad of bij grote drukte snel de belangrijkste inkooporders kunt afhandelen.

Inzicht in inkooptraject
Tenslotte biedt een groot aantal overzichten op elk moment diepgaand inzicht in uw inkooptraject.

Aanpasbare layouts
U kunt één van de standaardlayouts aanpassen, of een eigen layout ontwerpen voor uw bestelbonnen: hiervoor is een ingebouwd layoutprogramma beschikbaar. Eventueel kan een bestelbonlayout voor u worden gemaakt. Het opnemen van de artikelcode van uw leverancier is geen probleem: zo kunt u uw eigen codering hanteren en tegelijkertijd misverstanden bij uw leverancier voorkomen. Het is zelfs mogelijk om voor verschillende groepen leveranciers automatisch verschillende layouts te gebruiken! Zo kunt u automatisch een Duitse of Engelse bestelbon maken voor uw Duitse of Engelse leveranciers.

Geen dubbele invoer meer
De module Inkoop zorgt ervoor dat u niets dubbel hoeft in te voeren. Uw artikel- en dienstenbestand groeit automatisch tijdens het gebruik. Daarin legt u artikelgroepen, inkoopprijzen of uurtarieven, omschrijvingen en de BTW-codes vast. Zelfs tijdens het invoeren van een inkooporder kunt u artikelen en diensten toevoegen aan het bestand.
Ook uw leverancierbestand, een waardevol bezit, groeit mee met uw bedrijf. Eenmaal ingevoerd, hoeft u artikelen en leveranciers alleen maar te selecteren. AccountView neemt ingevoerde gegevens automatisch over.

Volledige integratie met financiële- en voorraadadministratie
Maar het grote voordeel is de volledige integratie met de financiële administratie en de voorraadadministratie. Op alle afdelingen werkt men op elk moment met actuele gegevens. Directe verwerking in de gehele voorraadadministratie, zodat u altijd inzicht hebt in de beschikbare of de vrije voorraad. U kunt de financiële mutaties naar wens direct of batchgewijs laten verwerken.

Wat koop ik ervoor?

Inkooporders razendsnel invoeren op basis van artikel- en leveranciergegevens en/of op basis van vrije tekst;
Overgenomen stamgegevens (prijzen, kortingen, omschrijvingen) wijzigen per inkooporder;
Artikel- en leveranciergegevens toevoegen en wijzigen tijdens invoeren van inkooporders;
Automatisch bijwerken van de voorraadadministratie (artikelaantallen);
Bestelbonnen en inkooporders verzamelen;
Proefbestelbonnen, definitieve bestelbonnen, creditnota’s en periodieke inkooporders;
Artikelcode van leverancier automatisch opnemen op bestelbonnen;
Inkooporders automatisch aanmaken op basis van besteladviezen en aanwezige voorraad (module Voorraad);
Ontvangsten, aanbetalingen en ontvangen inkoopfacturen invoeren en verwerken;
Direct of batchgewijs bijwerken van de financiële administratie (dagboeken);
Standaardlayouts en ingebouwde layoutontwerper;
Layouts automatisch of handmatig selecteren;
Selecties definiëren op inkooporders en artikelen;
Standaardrapportage:

Inkooporders, in bestelling en ingekocht;
Proefbestelbonnen en definitieve bestelbonnen
Te journaliseren en te ontvangen inkoopfacturen;
(Proef)bestelbonlayouts en layoutsymbolen;
Artikelen, ook van selecties van artikelen en artikelgroepen;
Artikelgroepen en gekoppelde grootboekrekeningen

Wat levert het op?

Een forse tijdwinst en minder kans op fouten bij het versturen van inkooporders.

U kunt bijvoorbeeld:

Standaardinkooporders versturen binnen een halve minuut. Hoe lang doet u nu over een inkooporder? Met periodieke inkooporders kan het zelfs nog sneller;
Uw financiële administratie automatisch bijwerken: als de inkoopfactuur is verwerkt zijn de dagboeken bijgewerkt en staat een openstaande post bij de leverancier;
BTW automatisch berekenen en boeken. Eén keer de BTW-code invullen en u heeft er geen omkijken meer naar;
Uw betalingen optimaliseren. U krijgt beter inzicht in de openstaande posten en u kunt met uw betalingen rekening houden met zowel de vervaldatum als met uw liquiditeit.

Met de module Inkoop i bent u al snel goedkoper uit. Vanaf vijftien inkooporders per maand heeft u de investering al binnen een jaar terugverdiend, doordat u minder tijd kwijt bent aan het inkoopproces en doordat u niets dubbel hoeft in te voeren. Hoe langer u de module gebruikt, hoe groter de tijdwinst. Minder kans op type- en rekenfouten betekent minder vragen van uw leveranciers over uw inkooporders.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Inkoop I investeert u 595,- euro. De module is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business .

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.