Voorraad

 Er moeten dringend nieuwe artikelen worden ingekocht. Of was dat al gebeurd? En voor welke artikelen? De voorraad van dit artikel is groot genoeg om deze verkooporder af te handelen. Maar was een deel niet gereserveerd? En door wie, voor welke klant?

In een professionele handelsorganisatie moeten dergelijke vragen meteen worden beantwoord. De module Voorraad geeft u het antwoord voordat u de vraag kunt stellen. Een stevig fundament onder uw handelsadministratie.

Wat kan ik ermee?

Optimaal voorraadbeheer
Zolang u uw voorraad nog letterlijk kunt overzien, kan er weinig fout gaan. U ziet precies wat u in huis heeft ,u  weet uit uw hoofd wat er nog in bestelling staat, en wie er nog wat in backorder had staan. Maar naarmate het assortiment wordt uitgebreid, wordt het overzicht kleiner. U vergeet een backorder, of bestelt hetzelfde artikel twee keer bij. Dan wordt het tijd om uw geheugen te ontlasten met de module Voorraad.

Voorraad bijhouden in zes voorraadgrootheden
De module is de onmisbare basis voor uw handelsadministratie. Per handelsmodule (Facturering, Inkoop en Productiestuklijsten) worden automatisch verschillende voorraadaantallen bijgehouden voor elk artikel. Op basis van die voorraadaantallen kunt u uw voorraad vanuit zes verschillende standpunten bekijken. Met deze zes voorraadgrootheden maakt u bijvoorbeeld onderscheid tussen de vrije en de beschikbare voorraad, of de economische en de financiële voorraad. De voorraadgrootheden worden berekend op basis van de voorraadaantallen. Op elk moment van de dag kunt u precies zien hoe u ervoor staat. Voor elk artikel kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel er in backorder staat, hoeveel er is besteld, of hoeveel er in productie is. Zo kunt u uw inkopen beter plannen en baseren op harde cijfers.

Automatisch signaleren
De voorraad wordt niet alleen automatisch geadministreerd, u kunt ook automatisch laten signaleren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de vrije voorraad te controleren op het moment dat u een verkooporder invoert. U krijgt dan automatisch een waarschuwing als de voorraad niet groot genoeg is om de verkooporder uit te voeren, zonder dat u eerst in het magazijn hoeft te kijken. Als u bovendien over de module Orders/backorders beschikt, kunt u de artikelen meteen in backorder zetten. Gemak dient de mens.

Inzicht in voorraadwaarde
Behalve de voorraadaantallen heeft u ook inzicht in de minstens zo belangrijke voorraadwaarde. Per artikel kunt u aangeven of u de voorraadwaarde wilt registreren op de balans. U heeft dan rechtstreeks inzicht in uw financiële voorraadpositie. Natuurlijk is het ook mogelijk om voorraadherwaarderingen uit te voeren, bijvoorbeeld voor prijswijzigingen en inflatiecorrecties. Deze herwaardering houdt rekening met de praktijk. Zo kunt u wijzigingen niet alleen in absolute bedragen of in percentages invoeren, maar kunt u het resultaat ook afronden en er vervolgens psychologische prijzen van maken. Volautomatisch. En het resultaat staat netjes in één venster, zodat u er nog even snel doorheen kunt lopen voordat u journaliseert. Bij AccountView is de praktijk de basis.

Rechtstreeks invoeren voorraadmutaties
Uiteraard beschikt u ook over de mogelijkheid om voorraadmutaties rechtstreeks in te voeren, los van modules als Facturering of Inkoop. Met transactiecodes geeft u aan om wat voor voorraadmutatie het gaat, bijvoorbeeld breuk, bederf of een voorraadcorrectie. Voor de beginvoorraad en voor magazijnoverboekingen zijn aparte transactiecodes beschikbaar. Het is zelfs mogelijk om een bladzijde met voorraadmutaties te bewaren als periodieke voorraadbladzijde. Zo kunt u regelmatig terugkerende mutaties razendsnel invoeren.

De module Voorraad is de spil van uw hele handelsadministratie. U breidt al uw handelsmodules volautomatisch uit met onmisbare voorraadinformatie. De module is volledig geïntegreerd in de rest van het handelsproces, zodat uw huidige werkwijze ongewijzigd blijft.

Wat koop ik ervoor?

• Tien voorraadaantallen: Backorder, Order en Verzonden (Facturering), Besteld en Ontvangen (Inkoop), Onderhanden werk en In bewerking (Productiestuklijsten),Voorraadmutaties, Uitgesteld en Verwerkt;
• Zes voorraadgrootheden, automatisch berekend op basis van de voorraadaantallen:
• Vrij (de voorraad waarover u kunt beschikken zonder verkooporders en backorders in gevaar te brengen);
• Beschikbaar (voorraad waarover u kunt beschikken zonder verkooporders in gevaar te brengen);
• Gereserveerd (dat deel van de voorraad waarvoor al een order is geplaatst);
• Technisch (de fysieke voorraad, ongeacht eventuele verplichtingen die zijn aangegaan);
• Economisch (de voorraad die uw eigendom is en waarover u prijsrisico loopt);
• Financieel (alle voorraadmutaties die in de financiële administratie zijn verwerkt).
• Voorraadwaarde registreren per artikel op balans;
• Voorraadmutaties invoeren in een apart venster, inclusief transactiecode, datum, medewerker, kostenplaats/project en selectiecode;
• Periodieke voorraadmutaties;
• Transactiecodes van drie typen: Voorraadmutatie, Beginvoorraad en Magazijnoverboeking (module Magazijnlocaties);
• Onbeperkt aantal transactiecodes mogelijk;
• Vaste verrekenprijzen voor meerdere artikelen tegelijk wijzigen;
• Vaste verrekenprijzen voor groepen artikelen in één keer met percentage of vast bedrag verhogen of verlagen, incl. afronden en corrigeren voor psychologische prijzen;
• Voorraadmutaties en voorraadherwaarderingen journaliseren;
• Automatische controle op vrije voorraad mogelijk tijdens markeren en/of invoeren van voorraadmutaties, en tijdens markeren en/of invoeren van verkooporders;
• Artikelinformatie opvragen (voorraadaantallen en voorraadgrootheden) in voorraadbladzijden en artikelen;
• Standaardrapportage:
• Te herwaarderen voorraad;
• Verwerkte voorraadbladzijden;
• Voorraadaantallen;
• Voorraadbladzijden;
• Voorraadherwaarderingen;
• Voorraadoverzicht;
• Voorraadwaardering.

Wat levert het op?

Beter voorraadbeheer op basis van volautomatische voorraadregistratie, zowel in aantallen als in waarde. U kunt bijvoorbeeld:

• Voorraadkosten verlagen door scherper in te kopen of te produceren;
• Wachttijd voor uw klanten minimaliseren door tijdige voorraadsignalering;
• Prijswijzigingen razendsnel doorvoeren. Een verhoging met 4%, afgerond op nul decimalen en verminderd met 0,05 is geen enkel probleem. Berekenen, controleren en volautomatisch doorvoeren;
• Uw voorraadbeleid baseren op een zo klein mogelijk technische voorraad, of juist op een zo klein mogelijke economische voorraad.

Uw verkopers weten weer wat er nog aan orders uitstaat. Uw inkopers kunnen meteen zien wat er dringend moet worden ingekocht. Productiemedewerkers zien een dreigend voorraadtekort tijdig aankomen. De magazijnbeheerder kan zijn artikelen weer terugvinden, en gaat van een maandelijkse naar een jaarlijkse balansinventarisatie. En de directie heeft weer tijd voor beleid.

U verdient de investering snel weer terug. Hoeveel tijd besteden uw medewerkers nu jaarlijks aan het uitpluizen van voorraadvragen? Aan balansen? Zelfs als één medewerker er maar één uur in de maand aan besteedt, heeft uw investering binnen het jaar terugverdiend. Om niet te spreken van de klanten die u behoudt door een betere service.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Voorraad investeert u 595,- euro. De module is een uitbreiding op AccountView Team of AccountView Business .

Bron: AccountView
Wijzigingen voorbehouden