Stamgegevens-import en Mutatie-import

Typt u verkooporders uit andere applicaties over in AccountView? Krijgt u elke maand actuele gegevens van uw branche-organisatie? Heeft u een telemarketingbestand met adresgegevens gekocht dat u in AccountView wilt importeren?

Met de modules Stamgegevens-import en Mutatie-import beschikt u over uiterst krachtig en toch zeer gebruikersvriendelijk gereedschap. Zonder programmeren een eenvoudige en robuuste koppeling met andere pakketten. Mocht u gegevensuitwisseling met tweerichtingsverkeer overwegen, dan bevelen wij u de module AccountView COM Server aan.

Wat kan ik ermee?

Eenvoudig gegevens importeren
Gegevens in AccountView importeren is makkelijker dan u misschien denkt. De modules Stamgegevens-import en Mutatie-import nemen u niet alleen veel tijdrovend werk uit handen, ze zijn ook volledig op de hoogte van de structuur van AccountView. Bovendien hoeft u geen dubbel werk te doen: u legt alle informatie vast in een importdefinitie. Heeft u zo’n importdefinitie eenmaal vastgelegd, dan kunt u die daarna gewoon uit het menu kiezen. U krijgt eventuele gebruikersinstructies te zien, u selecteert het te importeren bestand, en de import wordt uitgevoerd. Een kind kan de was doen.

Vastleggen importdefinities
Nu denkt u dat zo’n importdefinitie makkelijker is uitgevoerd dan vastgelegd. Dat is waar, maar het is wel zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Alles is ondergebracht in één gebruikersvriendelijke wizard, die u in een paar stappen door het proces loodst. Op elk moment kunt u voorbeelden opvragen van het tussenresultaat. Bij eenvoudige bronbestanden die sterk overeenkomen met de AccountView-structuur wordt u niet lastiggevallen met de meer geavanceerde mogelijkheden. U geeft aan waarin u de gegevens wilt importeren, selecteert het bestandstype en u geeft aan in welke velden de gegevens uit het bronbestand terecht moeten komen. U sleept de bronvelden naar de AccountView-velden en klaar. Maar er kan meer.

Veldwaarden naar uw hand stellen
U bent niet tevreden over de veldwaarden? U kunt die laatste stap zo fijn afstellen als u wilt. Met transformaties kunt u de veldwaarden naar uw hand zetten. Hoofdletters omzetten naar kleine letters of alleen beginhoofdletters, links of rechts uitlijnen, telefoonnummers standaardiseren of datums vanuit verschillende tekstformaten converteren. Eén bronveld over meerdere AccountView-velden verdelen is geen enkel probleem: één regel met postcode en plaatsnaam splitst u eenvoudig in aparte velden. Omgekeerd kunt u met formules meerdere bronvelden in één AccountView-veld combineren. Hoe vaker u de importdefinitie toepast, hoe meer tijd deze fijnregeling u zal besparen.

U heeft één mutatiebestand? AccountView vertelt u automatisch dat u dat in twee gerelateerde tabellen moet importeren: de bladzijden en de regels. AccountView helpt u de gegevens over die tabellen te splitsen. Uw importdefinitie bestaat dan uit twee delen en uw mutatiebestand wordt in één keer over de twee tabellen verdeeld. U wilt niet alle informatie uit het bronbestand importeren? Gebruik selecties om regels over te slaan die aan bepaalde criteria voldoen. Bij het importeren van tekstbestanden kunt u eventuele inleidende beginregels zoals titels of kolomomschrijvingen automatisch overslaan. Met de intelligente duplicaatafhandeling kunt u aangeven wat er moet gebeuren als stamgegevens al in AccountView voorkomen.

Gebruik van wizards
U heeft een exotisch tekstbestand? Met aparte wizards kunt u de structuur van tekstbestanden snel en makkelijk aangeven. U ziet de brongegevens terwijl u de structuur aangeeft. Eenvoudiger kan niet. De structuur van het bronbestand is gewijzigd? Onderhoud is probleemloos. U start de importdefinitie en de knop Wijzigen brengt u naar dezelfde wizard.

Onderling afhankelijke gegevens eenvoudig in te lezen
Onderling afhankelijke gegevens, zoals bestanden met zowel nieuwe grootboekrekeningen als BTW-codes, kunt u fluitend in drie stappen inlezen. In combinatie met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt het wijzigen van importdefinities afschermen. In combinatie met BusinessModeller kunt u zelfs complete objecten aanmaken op basis van structuurbestanden en uw branche-gegevens daarin importeren. We hebben nog lang niet alles genoemd, maar wel het belangrijkste.

Wat koop ik ervoor?

Stamgegevens en/of mutaties importeren in alle objecten (vensters) van AccountView, op basis van importdefinities. Eén keer een importdefinitie vastleggen via een gebruikersvriendelijke wizard, daarna eenvoudig uit menu kiezen;
Importdefinities bevatten alle informatie om een bronbestand in één keer in AccountView-tabellen te importeren, inclusief bestandstype, eventuele selecties, veldkoppelingen, transformaties, scripts en duplicaatafhandeling;
Voorbeeld van import-tussenresultaat op elk moment in definitie opvraagbaar;
Gebruikersinstructies automatisch tonen als importdefinitie uit menu wordt gekozen;
Volautomatische afhandeling van import in gerelateerde tabellen (bijvoorbeeld bladzijden en regels);
Bestanden importeren in formaten XML, Microsoft Excel, dBase, FoxBase, FoxPro, ODBC en vele tekstformaten; Tekstformaten flexibel via Excel-achtige wizards importeren, zowel met vaste kolombreedte als met scheidingstekens;
Selecties als onderdeel van importdefinitie: ongewenste regels al vóór de import wegfilteren;
Scripts als onderdeel van importdefinitie: programmacode op vijf plaatsen in de importdefinitie toepassen om gespecialiseerde voor- en nabewerkingen uit te voeren;
Veldkoppelingen als onderdeel van importdefinitie: velden uit het bronbestand aan de juiste AccountView-velden toewijzen via een eenvoudige interface. Automatische indicatie van verplichte velden of onjuiste veldwaarden;
Transformaties als onderdeel van veldkoppelingen: veldwaarden uit het bronbestand automatisch omzetten in het juiste AccountView-formaat. Datumomzettingen, hoofd- en kleine letters, overbodige spaties, veldlengte, velden splitsen over (of combineren in) AccountView-velden enzovoort;
Formules en scripts als onderdeel van transformaties: programmacode toepassen voor complexe transformaties;
Volautomatische instelbare duplicaatafhandeling, logbestanden bijhouden van nieuwe en gewijzigde gegevens, rapportage opvragen van de importresultaten, en bronbestanden automatisch hernoemen na import;
Bestaande importdefinities eenvoudig onderhouden of tijdelijk uitschakelen.

Wat levert het op?

Een snelle en robuuste manier om een scala aan gegevens te importeren. U kunt bijvoorbeeld:

Veelgebruikte importdefinities eenmalig vastleggen, makkelijk onderhouden, en zonodig tijdelijk uitschakelen;
Importdefinities tot op de laatste millimeter fijnslijpen, om perfecte resultaten te behalen;
In de importdefinitie de instructies opnemen om het bronbestand aan te maken of klaar te zetten. Minder kans dat er per ongeluk onjuiste of onvolledige gegevens worden geïmporteerd;
Eenmalige imports snel uitvoeren via de wizard, zonder alle toeters en bellen te gebruiken en zonder de importdefinitie in het menu op te nemen.

Een scheiding tussen definitie en gebruik is belangrijk, maar nog belangrijker is dat u voor de definitie geen whizzkid met een hexadecimale bril nodig hebt. Gezond verstand en een bril op sterkte is voldoende. En daarna kan de import honderden keren probleemloos worden uitgevoerd door elke willekeurige gebruiker. Hoe meer gegevens u moet importeren en hoe vaker dat moet gebeuren, hoe meer tijd deze modules u besparen. Zelfs al zou u maar tien uur per jaar besparen aan overtyp- of importeerwerk, dan nog heeft u uw investering binnen het jaar terugverdiend. Om nog maar te zwijgen over bespaarde consultancy-uren.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Mutatie-import (waarmee u transactiegegevens zoals dagboek-regels, verkooporders of geregistreerde uren kunt importeren) investeert u 295,- euro. Voor Stamgegevens-import investeert u 350,- euro als uitbreiding op AccountView Team en 495,- euro als uitbreiding op AccountView Business . Daarmee kunt u basisgegevens importeren, zoals debiteuren en crediteuren, BTW-codes, grootboekrekeningen, artikelen en projecten.

Bron: AccountView
Wijzigingen voorbehouden