Projectfacturering en Projectvoorschotten

U beschikt over projectmodules en wilt uw projecten rechtstreeks vanuit AccountView factureren? U wilt uw projecten of uren in termijnen factureren? Voorschotten met de eindfactuur verrekenen? De modules Projectfacturering en Projectvoorschotten bieden u de functionaliteit die u zoekt.

Wat kan ik ermee?

Projectfacturering
Als u niet over de module Uren & declaraties I beschikt, maar wel een projectadministratie voert, dan is dit de module om uw projecten flexibel te factureren. Of het nu om de standaard projectadministratie van Projecten gaat, of om de gedetailleerde functionaliteit van Uitgebreide Projectbudgettering, met Projectfacturering maakt u uw projectfacturen rechtstreeks vanuit AccountView aan in de module Facturering. Het werkt even eenvoudig als doeltreffend. Op het moment dat u wilt factureren, maakt u conceptfacturen aan op basis van uw projecten. Het detailleringsniveau, variërend van eenregelige factuur tot volledig gespecificeerde factuur, kunt u instellen met projectfactureringsmethoden, die u per project kunt selecteren. Samen met standaard tekstregels en omschrijvingen beschikt u over een uiterst flexibel systeem waarmee u vrijwel automatisch facturen aanmaakt.

Maar flexibiliteit gaat vóór alles. Ook de conceptfacturen zelf kunt u nog wijzigen in de verkooporder: andere omschrijvingen, bedragen verlagen enzovoort. Eventueel resterende bedragen worden de volgende keer automatisch in rekening gebracht. Na deze laatste controle zijn de definitieve facturen met een druk op de knop aan te maken. Gewoon via de uitgebreide standaardfunctionaliteit van de module Facturering I. De juiste layout, het verwerken in de financiële administratie, u heeft er geen omkijken meer naar. Dankzij de directe verwerking van AccountView worden alle subadministraties en het grootboek direct bijgewerkt. Zo blijft u up-to-date.

Projectvoorschotten
Als u over de module Uren & declaraties I (of Projectfacturering) beschikt, dan is dit de module om voorschotten op uw uren en/of projecten gecontroleerd in rekening te brengen en ook weer te verrekenen. U voert de voorschotbedragen gewoon per project in. Meerdere voorschotten met verschillende data op één factuur is geen enkel probleem.

Met een aparte optie in het menu brengt u de voorschotten in rekening. Voor één of meer projecten, voor een bepaalde periode of voor alle ingevoerde voorschotten, u heeft alles in eigen hand. U kunt bovendien een selectiecode opgeven, waarmee u de voorschotfacturen gemakkelijk kunt terugvinden in het venster Facturering. De module ontleent uiteraard haar kracht aan het automatisch in mindering brengen van de definitief gefactureerde voorschotten. Op de eerstvolgende ‘normale’ factuur worden alle voorschotten netjes verrekend. Met een instelling kunt u aangeven of dat bij nacalculatie als totaalbedrag of gespecificeerd moet gebeuren. Met een minimumfactuurbedrag kunt u eventuele negatieve facturen automatisch voorkomen. Bovendien kunt u per kostensoort voor- en nacalculatorisch door elkaar gebruiken. Dit biedt uitstekende mogelijkheden voor het factureren van meer- in minderwerk.

Op elk moment kunt u de status van uw voorschotten opvragen. Voor welke voorschotten moeten nog facturen worden aangemaakt? Wat moet er nog definitief worden gefactureerd? Wat is er al verrekend? Alles staat overzichtelijk op het rapport, dat u voor precies die projecten kunt opvragen waarvoor u zich die vragen stelt. Uiteraard herkent u AccountView aan de handige, doordachte extra features. Voor Projectfacturering legt u algemene minimumbedragen en omschrijvingen voor de conceptfacturen vast in de administratie-instellingen. Maar per project kunt u daar zonodig van afwijken. Voor Projectvoorschotten kunt u zelfs voorschotten budgetteren, waarmee u over een extra controlemogelijkheid beschikt. Ook kunt u er uw facturen mee verzamelen, om de zaak overzichtelijk te houden.

Wat koop ik ervoor?

Projectfacturering

Projectfactureringsmethoden centraal vastleggen; factuurtypen en instellingen afhankelijk van modulesamenstelling;
Projectfactureringsmethode per project instelbaar;
Algemene omschrijving en minimumfactuurbedrag per administratie;
Afwijkende omschrijving en minimumfactuurbedrag per project mogelijk;
Conceptfacturen automatisch aanmaken vanuit uw projecten.

Projectvoorschotten

Voorschotten per project op een aparte tab invoeren: datum, omschrijving en bedrag;
Na facturering wordt het document-/factuurnummer getoond;
Voorschotten budgetteren als extra controlemiddel;
Voorschotten voor- en nacalculatorisch per kostensoort in rekening brengen;
Voorschotten automatisch in rekening brengen, al dan niet op basis van een datumbereik en voorzien van selectiecode;
Definitief gefactureerde voorschotten automatisch verrekenen, al dan niet getotaliseerd op de factuur;
Facturen verzamelen per debiteur per maand of op basis van andere criteria;
Standaardrapportage: voorschotten voor een willekeurig aantal projecten, met ingevoerde voorschotbedragen, te factureren bedragen, definitief gefactureerde bedragen en verrekende bedragen;

Wat levert het op?

Het rendement is uiteraard afhankelijk van het aantal facturen en/of voorschotten dat u verstuurt. De besparingen kunnen voor beide modules als volgt worden samengevat:

Minder kans op fouten. Bedragen niet meer overtypen, maar rechtstreeks vanuit AccountView factureren;
Flexibel factureren. Met projectfactureringsmethoden kunt u zowel algemene als afwijkende instellingen prima beheersen;
Gedetailleerde facturen voor bepaalde klanten zijn geen enkel probleem. Voorschotten kunt u zeer gecontroleerd in rekening brengen op basis van project en/of datum. Een groot voorschotbedrag kunt u sneller in rekening brengen als dat zo uitkomt;
Sneller werken. Facturen en voorschotten genereert u in één minuut, of dat er nu tien of duizend zijn. Met uw eigen layout, en geheel volgens de instellingen, gespecificeerd of samengevat;
Alles centraal. Ook als uw collega er niet is kunt u in AccountView precies terugvinden wat er wanneer is gefactureerd.

Elke maand tien facturen kost u minstens een kwartier (als het geen uur is), aangenomen dat er geen enkele fout wordt gemaakt. Al heeft u maar tien facturen per maand, dan nog heeft u de module Projectfacturering binnen een jaar eruit. Om niet te spreken van 50 of 100 facturen per maand. Met de module Projectvoorschotten minimaliseert u de kans op vergeten of dubbel verrekende voorschotten. En dat terwijl de prijs van de module lager is dan de meeste voorschotbedragen

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Projectfacturering investeert u 495,- euro. Met de uitbreidingsmodule Projectvoorschotten inversteert u 895,- euro. Projectfacturering is een uitbreiding op Facturering en Projecten. Projectvoorschotten is een uitbreiding op Projectfacturering of Uren en Declaraties I .

Bron: AccountView
Wijzigingen voorbehouden