Verkoopinformatiesysteem

Bent u op zoek naar één informatiesysteem voor uw bedrijf? Waarin uw relaties één keer voorkomen, onder één code, met één profiel, of het nu een lead of een debiteur is? Een informatiesysteem dat u rechtstreeks toegang geeft tot alle relevante informatie, of het nu om verkooporders, verstuurde e-mails of aanmaningen gaat?

Met de module Verkoopinformatiesysteem beschikken al uw medewerkers over de informatie die ze nodig hebben. En wat belangrijker is: iedereen beschikt over dezelfde informatie.

Wat kan ik ermee?

Gestructureerde communicatie en effciënte informatievoorziening
Zolang uw verkoopafdeling uit één of twee medewerkers bestaat, zijn de informatiestromen nog goed te beheersen, zelfs met uitsluitend Post-Its, losse Word-bestanden en mondelinge afspraken. Maar met het aantal medewerkers groeit het belang van gestructureerde communicatie en efficiënte informatievoorziening. Uw debiteuren en crediteuren staan al in AccountView. Centraal en overzichtelijk. Wat is logischer dan uw ‘potentiële debiteuren’ ook in AccountView registreren?

Het traject van lead tot debiteur is een integraal onderdeel van uw bedrijfsactiviteiten. De module Verkoopinformatiesysteem biedt daar een geïntegreerde oplossing voor. Dit commandocentrum biedt wat uw medewerkers willen: informatie. Actueel, centraal, volledig, betrouwbaar en vooral snel. Voor al uw relaties kunt u essentiële informatie vanuit één venster opvragen, met één muisklik.

Een klant belt bijvoorbeeld om te vragen hoe het staat met zijn bestelling. Of hij nu de afdeling Debiteuren of Verkoop belt, u heeft zijn klantprofiel al op uw scherm staan voordat hij is uitgesproken. Inderdaad, de verkooporder is nog niet uitgevoerd. Maar dat komt omdat er nog posten openstaan; voor twee zijn zelfs aanmaningen verstuurd. U kunt de klant meteen vertellen welke posten nog openstaan en om welke bedragen het gaat. U maakt de klant aan als nieuwe contactpersoon voor deze debiteur en registreert en passant dat hij belooft vandaag nog te betalen. Of u verhoogt de kredietlimiet. In beide gevallen is die informatie meteen voor het hele bedrijf beschikbaar. Want als hij ’s middags nog eens belt, moeten uw collega’s dit ook weten.

Emailberichten centraal beschikbaar
Ook wat samenwerking betreft kijkt AccountView naar de praktijk. Hoeveel mailtjes worden er binnen uw bedrijf niet verstuurd? Mailtjes met informatie die eigenlijk centraal beschikbaar zou moeten zijn. AccountView maakt het mogelijk. U legt de informatie centraal vast in AccountView, zodat iedereen het kan opvragen. Vervolgens kunt u toch dat mailtje sturen naar uw collega, maar dan als verwijzing naar die informatie in AccountView. Uw collega opent uw e-mail, klikt op de verwijzing en AccountView toont precies datgene wat u hem wilde laten zien. Zo is de informatie in ieder geval centraal beschikbaar, maar kunt u het toch per e-mail snel laten weten.

Optimaal gebruik van informatie
Informatie opvragen is één ding. Informatie gebruiken is minstens zo belangrijk. Heeft u wel eens geprobeerd om vanuit Microsoft Outlook een gepersonaliseerde mailing per e-mail te versturen? Laten we zeggen dat het eenvoudiger kan, nog afgezien van het feit dat uw relatiegegevens over twee applicaties zijn verspreid. In combinatie met Microsoft Office kunt dergelijke mailings rechtstreeks vanuit AccountView aanmaken. Of u nu gepersonaliseerde brieven of e-mails wilt versturen en of het er nu 100 of 10.000 zijn. U zet de selectie in AccountView en in een mum van tijd genereert u een samenvoegbestand op basis van uw standaardbrief in Word. Bovendien weet u zeker dat u actuele gegevens gebruikt.

Activiteiten vastleggen
Natuurlijk wilt u achteraf kunnen nagaan wie deze brief heeft gekregen. Met één extra handeling legt u voor al deze relaties een activiteit vast waarin u de mailing vermeldt. Of een snelkoppeling naar de gepersonaliseerde brief zelf! U kunt zelfs al uw communicatie met uw relaties in Verkoopinformatiesysteem onderbrengen, zodat alle informatie centraal beschikbaar is. Snelkoppelingen naar dossiers kunt u kwijt op een aparte tab. Zoeken naar brieven is dan ook verleden tijd, u hangt ze gewoon aan de betreffende relatie. Ook een notitie is zo gemaakt. Elke contactpersoon en elke relatie heeft een notitietab. Ruimte genoeg. En wat belangrijker is: op deze manier hoeft niet iedereen op elkaars beeldscherm de Post-Its te lezen. Ook aan de handige extra’s is gedacht: met één toetsaanslag staan gebruikersnaam en datum in de activiteit.

Flexibiliteit ten top
De flexibiliteit houdt daar overigens niet op. De AccountView relatiebeheermodules doen hun naam letterlijk eer aan. U kunt niet alleen relaties invoeren met de bijbehorende contactpersonen en activiteiten, maar u kunt zelfs de soorten onderlinge relaties (koppelingen) zelf vastleggen. Dus niet alleen de hoofd- en administratiecontactpersoon voor een relatie, maar ook de controller of de contactpersoon voor netwerkbeheer. Hetzelfde geldt voor activiteiten, waar u bovendien beschikt over een onderscheid tussen hoofd- en subactiviteiten. Zo kunt u zelf hoofdactiviteiten sales, marketing en mailingen aanmaken en daarbinnen weer subactiviteiten
vastleggen. Inclusief prioriteiten. U kunt het Verkoopinformatiesysteem naar uw eigen hand zetten.

Handige wizards voor nog meer gebruiksgemak
U vindt het nu toch te complex worden? Maak dan gebruik van de handige wizards. Zoals voor het invoeren van een visitekaartje. U neemt de gegevens rechtstreeks over in de wizard, en alle gegevens (relatie, contactpersoon, functie, e-mail, enz.) worden in één keer voor u aangemaakt. U ziet: voor flexibiliteit hoeft u niet in te leveren op gebruiksgemak.

Wat koop ik ervoor?

Relaties, contactpersonen en activiteiten vastleggen;
Relaties ‘promoveren’ tot debiteur of crediteur;
Onderlinge koppelingen tussen relaties, contactpersonen en activiteiten zijn volledig vrij definieerbaar;
Unieke blader- en inzoomfuncties: gesplitste vensters om door elke combinatie van relatie, contactpersoon en activiteit te bladeren;
Knoppen om nieuwe subvensters te openen;
Voor relaties en contactpersonen: notities, snelkoppelingen naar documenten, meerdere telefoon- en e-mailvelden, tientallen vrij definieerbare gebruikersvelden (zowel lijst- als aankruisvelden).

Met de uitbreidingsmodule BusinessModeller Verkoopinformatiesysteem bent u hierin volledig vrij.

Afbeelding per contactpersoon;
Voor activiteiten: notities, snelkoppelingen naar documenten, volledig vrij definieerbare hoofd- en subtypen, medewerker, status, kleurgecodeerde prioriteit en begin- en eindtijd. Activiteiten automatisch aanmaken voor selecties van relaties of contactpersonen .
Etiketten, bedrijfsprofiel en afbeeldingen afdrukken. Samenvoegen, naar brieven en e-mail, via Microsoft Word;
E-mail sturen naar afzonderlijke relatie of contactpersoon;
Visitekaartje-wizard.

Wat levert het op?

Een flexibele (maar overzichtelijke) centrale ondersteuning van uw sales- en marketinginspanningen. U kunt bijvoorbeeld:

Uw eigen activiteitenstructuur in AccountView vastleggen. Door uw contacten met (potentiële) klanten te categoriseren, heeft u meer inzicht in uw verkooptraject en kan iedereen altijd beschikken over actuele informatie;
Uw eigen kenmerken voor relaties en contactpersonen vastleggen. Met tientallen aankruis- en lijstvelden kunt u alles precies zo indelen als uw wilt;
Al uw communicatie en correspondentie met uw relaties centraal registreren. Een telefoontje als activiteit of notitie, een brief, e-mail of fax als snelkoppeling;
Relaties geruisloos ‘promoveren’ tot debiteuren, zodat u ze zowel in uw verkoopinformatiesysteem als in uw debiteurenadministratie kunt benaderen;
Openstaande posten en verkooporders rechtstreeks opvragen vanuit uw verkoopinformatiesysteem.

Doordat u de module naar uw hand kunt zetten, kunt u doorwerken zoals u gewend was. Het enige verschil is dat u alles nu centraal vastlegt. En daarmee boekt u de efficiencywinst. Als uw vijf medewerkers elke week een uur besparen met het zoeken naar informatie, brieven en afspraken, heeft u de module er al uit. Om niet te spreken van gepersonaliseerde mailings. Als u 2000 van de 8000 brieven per e-mail kunt versturen, heeft u de module er met één mailing al uit!.

Wat kost het?

Met de uitbreidingsmodule Verkoopinformatiesysteem investeert u 895,- euro. Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule Business Modeller Verkoopinformatiesysteem aan te schaffen (895,- euro), waarmee u uw eigen velden, lijsten, vensters en menu’s kunt toevoegen. Voor AccountView Team is Contact Manager beschikbaar (450,- euro). Dit is een instapmodule, die een deel van de functionaliteit van Verkoopinformatiesysteem omvat.

Bron: AccountView.
Wijzigingen voorbehouden.