E-mail archivering is verplicht!

E-mail archivering is verplicht!
Weet u dat ook voor uw zakelijke e-mail een bewaarplicht geldt? En dat bewaren van e-mails niet voldoende is?

Wettelijk ligt vast dat alle belangrijke zakelijke bescheiden zoals contracten en uw AccountView administratie voor een periode van zeven jaar bewaard dienen te worden. Dat e-mail hier ook onder valt, is nog onvoldoende bekend onder onze klanten.

Risico’s
Door uw e-mail in uw mailprogramma te laten staan bent u er nog niet. Deze e-mailbestanden staan vaak lokaal op uw computer (zeker als u niet over een mailserver, zoals Microsoft Exchange beschikt) en worden in dat geval vaak niet gebackupt.  Door deze lokale opslag loopt u verder het risico dat uw gehele e-mailarchief verloren gaat in het geval van diefstal of breuk van uw computer.

Daarnaast kan een e-mailarchief opgeschoond worden door de gebruiker (welke vaak niet van de bewaarplicht afweet) waardoor belangrijke e-mail verloren gaat.

Bewaren alleen is niet voldoende
E-mailberichten moeten geordend (bijvoorbeeld per dossier of per leverancier) worden gearchiveerd en moeten snel en goed opvraagbaar zijn. Hierbij moet de vorm, inhoud en context onaangetast blijven. Dit betekent dat er geen informatie uit het bericht mag worden verwijderd of toegevoegd.

Hiervoor is het verstandig het systeem te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en aanvallen van buitenaf in de vorm van hackers en virussen. Tevens moet duidelijk zijn en blijven aan welke mensen het bericht oorspronkelijk is verstuurd en moeten de bijbehorende bijlagen ingevoerd worden. Het archiveren van de ‘kale’ berichten alleen is dus niet voldoende.

Hoe ondersteunt Account Software u?
Wij kunnen uw organisatie zowel qua hardware als qua software ondersteunen.

Op hardware gebied leveren wij moderne serversystemen met Microsoft Exchange als mailserver en volledig automatische backup. Deze servers zijn ook voor kleinere ondernemingen betaalbaar.

Door deze investering bent u verzekert van een dagelijkse backup!

Daarnaast bieden wij automatische e-mailarchivering in combinatie met het AccountPlus Verkoop Informatie Systeem. U beschikt hiermee direct over een uitgebreide oplossing voor relatiebeheer, waarbij e-mails direct aan de relatie worden gekoppeld. Uw e-mail wordt hierbij in originele vorm buiten Outlook bewaard waardoor deze op een veilige manier bewaard wordt.

Interesse?
Vult u dan het reactieformulier in. Wij nemen dan contact met u op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.