Bewaarplicht e-mail

Er bestaat een reële kans dat veel bedrijven in conflict met de Belastingdienst raken. Dit omdat zij jarenlang hebben verzuimd hun zakelijke e-mails te bewaren.

Deze e-mails vallen onder de fiscale bewaarplicht, echter is de Belastingdienst onlangs op deze massale tekortkoming gestoten.

Indien de Belastingdienst constateert dat een bedrijf zijn e-mails over zakelijke transacties over de laatste zeven jaar niet kan tonen, dan draait de Belastingdienst de bewijslast om. Ondernemers dienen rekening te houden met een terugvordering over zeven jaar plus een boete.

Bedrijven hebben een bewaarplicht tot zeven jaar terug. Zij denken dan vaak nog in papier, terwijl transacties meer en meer elektronisch gebeuren. Die bedrijven die wel hun e-mails archiveren moeten zich daarnaast ook afvragen of dat goed geordend gebeurd. De Belastingdienst wenst bij controle niet te hoeven zoeken in lange lijsten e-mails. De e-mails dienen snel en goed reproduceerbaar te zijn.

De Belastingdienst onderzoekt momenteel de mogelijkheden om de tekortkoming in het bedrijfsleven in één keer op te lossen en zo confrontaties voor te zijn.

Belangrijk is dat de kennis en documenten die in deze e-mails zijn opgeslagen te delen zijn met medewerkers en snel en goed terug te vinden zijn. Binnen AccountView bieden wij hiervoor diverse mogelijkheden.

Zo is het mogelijk om uw uitgaande e-mails automatisch bij de juiste relatie in het AccountPlus Verkoop Informatie Systeem op te slaan als activiteit. Ook de inkomende e-mails worden bij de juiste relatie in AccountView gearchiveerd en als ‘To do’ bij de geadresseerde medewerker neergezet. Belangrijk hierbij is dat deze e-mails door alle gerechtigde collega’s gezien kunnen worden en zo kennis wordt gedeeld binnen de organisatie. Klanten die bellen over een e-mail die aan een collega was gestuurd kunnen nu ook direct te woord worden gestaan door andere collega’s bijvoorbeeld.

Binnen AccountView is het zelfs mogelijk het digitaal archiefpakket Captaris Alchemy te integreren. Dit pakket biedt u een compleet digitaal archief, welke kan voldoen aan de wet- en regelgeving op de bewaarplicht. U kunt, onder bepaalde voorwaarden, een goedkeurende verklaring van de Inspecteur van de Belastingdienst krijgen. Zo kan u (een deel van) uw papieren archief vervangen voor een digitale, met alle voordelen van dien!

Neem voor meer informatie contact op met onze afdeling Verkoop, bereikbaar op 0318-554680 of via office@asc.nl.

Bron: De Telegraaf (14-09-2007)