Elvy factuurscanning en factuurregister

Wat is Elvy?

Elvy is een slim en betaalbaar softwarepakket, dat uw inkomende documentstroom digitaliseert. Met andere woorden: het zorgt ervoor dat gescande documenten op de juiste plek in de juiste database terechtkomen. Een mooi voorbeeld: Elvy herkent facturen, boekt ze automatisch in en archiveert ze in uw AccountView Software.

Het pakket is eenvoudig te installeren, is apparaatonafhankelijk en is uit te breiden met een webinterface voor het digitaal rouleren en fiatteren van uw inkoopfacturen.

Eigenlijk zou u kunnen zeggen dat u met Elvy een extra medewerkster in huis haalt. Een medewerkster die altijd beschikbaar is en op vriendelijke, efficiënte en betrouwbare wijze ervoor zorgt dat u uw documenten gemakkelijk en snel kunt terugvinden!

Waarom Elvy

Wij hebben gekozen voor Elvy als factuurscan- en verwerkings oplossing omdat Elvy zich kenmerkt door:

een lage, eenmalige, aanschafprijs van EUR 3.000,- (1 gelijktijdige gebruiker)
een schappelijk bedrag aan jaarlijkse onderhoud van EUR 750,- waarvoor u regelmatig een software update krijgt met extra functies en verbeteringen
onbeperkt aantal documenten scannen (dus niet per gescand document afrekenen)
een directe interface met AccountView (u ziet gelijk het boekingsresultaat in AccountView)
lokale installatie binnen uw eigen netwerk; u houdt zelf grip op de wijze van inboeken, de scankwaliteit en opslag.

Wat kan Elvy?

Elvy biedt bij koppeling met AccountView de volgende functies voor verwerking van documenten:

Verwerking achteraf voor het achteraf koppelen van documenten zoals:

Inkoopfacturen
Verkoopfacturen (wanneer u facturen gemaakt worden in één of meer andere applicaties)
Pakbonnen (door uw klanten ondertekende pakbonnen of getekende werkbonnen)
Inkooporders
Enzovoorts.........

Algemene functies voor het verwerken van documenten zoals:

ID kaarten
Contracten
Offertes
Enzovoorts.........

Volautomatische verwerking waarmee inkomende facturen door Elvy direct in het inkoop dagboek geplaatst worden.

Het koppelen van algemene documenten kan uw bedrijf veel voordelen opleveren. Het is bijvoorbeeld wettelijk verplicht dat u beschikt over een geldig kopie legitimatie van uw medewerkers. De inhoud van het personeelsdossier met daarin kopie van paspoort of ID kaart, arbeidsovereenkomsten en andere documenten kunt u veilig in AccountView opslaan. U kunt in AccountView gemakkelijk regelen wie er toegang heeft tot welke gegevens. Hierdoor wordt het eenvoudig om te voldoen aan de wet voor registratie van persoonsgegevens en kunt u eenvoudig controleren of de dossiers compleet en actueel zijn. Bijkomend voordeel is dat gegevens uit de dossiers niet meer 'per ongeluk' kunnen verdwijnen.

Volautomatische verwerking AccountView

De volautomatische herkenning van uw inkoopfacturen raadpleegt na het drukken op de knop "Automatische herkenning" het crediteuren bestand en doet een vergelijk van een aantal gegevens, zoals:

Bankrekeningnummers
Telefoonnummer
Faxnummer
Kamer van Koophandel nummer
BTW Nummer

Aan de hand hiervan wordt bepaald op welke crediteur deze nota geboekt moet worden en zaken als betalingsconditie, rekeningnummer enzovoorts worden automatisch ingevuld.

Ook gegevens zoals factuurnummer / betaalreferentie, factuurdatum en bedragen worden herkend en automatisch ingevuld.

U kunt het bedrag dat herkend is wijzigen in bijvoorbeeld EUR 1.000,-- en vervolgens te kiezen voor "Bewaren". Hierna komt er automatisch een nieuwe regel te voorschijn, net zolang tot het herkende bedrag op 0,- uitkomt. U kunt dan de boeking direct aanmaken in AccountView door op de knop "Bewaren + direct verwerken naar AccountView" te kiezen. Deze knop start vervolgens gelijk in de achtergrond de import van AccountView op en leest daarmee de inkoopboeking samen met het document in, in AccountView.

Het voorbeeld van het inkoopboek:

Elvy Inkomende Facturen Register (IFR)

Klik hier voor de pagina over Elvy inkomende facturen register.