Cloudtelefonie – het nieuwe bellen voor vooruitstrevende ondernemers

Blog door Michel van Westing – leestijd: 3 minuten

ISDN stopt. Dat is geen nieuws. Het nieuwe bellen met cloudtelefonie biedt echter mooie kansen en mogelijkheden voor ondernemers. Naast gebruiksgemak op kantoor èn daarbuiten, biedt het mogelijkheden voor het verbeteren van klantcontact en het gebruiken van belstatistieken voor een beter resultaat.
 
Menig vooruitstrevend bedrijf krijgt er vroeg of laat mee te maken: de functionele beperkingen van een traditionele (ISDN)-telefooncentrale. Zo ontstaat bijvoorbeeld de behoefte aan extra flexibiliteit met betrekking tot mobiel werken, of betere schaalbaarheid door personeelsuitbreiding. Ook de wens om de centrale te kunnen koppelen met CRM-software wordt regelmatig gehoord. Technologische ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden leiden ertoe dat bedrijven willen vernieuwen. Omdat ISDN later dit jaar stopt, loont het nú de moeite om te kijken naar de mogelijkheden van het vervangen van een ISDN-centrale door cloudtelefonie, of VoIP.
 
Hebt u momenteel ook een ISDN-centrale en denkt u na over vernieuwing? Wij hebben de belangrijkste zaken over cloudtelefonie voor u op een rij gezet:
 
Cloudtelefonie: overal bellen zoals op kantoor
Bedrijven met medewerkers verspreid over meerdere locaties hebben het eerste grote voordeel te pakken. Ongeacht of medewerkers op verschillende kantoren werken, of thuis; met cloudtelefonie kunnen zij overal de zakelijke telefoon opnemen, vanaf elk apparaat. Dankzij virtuele telefoonnummers hebben zij namelijk overal toegang tot alle functies, waaronder voicemail en het telefoonboek. Ook kunnen zij eenvoudig een welkomstboodschap inspreken en hebben ze altijd direct inzicht in de telefonische beschikbaarheid van collega’s. Aanvullend kunnen bellers in een wachtrij worden geplaatst en is het mogelijk om een keuzemenu in te stellen.
 
Cloudtelefonie biedt dus echt meer dan een klassieke centrale. Het is een makkelijke en efficiënte manier om te communiceren met klanten. Zo kan de centrale rechtstreeks gekoppeld worden aan e-mail en CRM-software. Een laptop of smartphone met VoIP-software is daarom genoeg om overal ter wereld bereikbaar te zijn en te kunnen bellen alsof men op kantoor is, tegen Nederlandse tarieven.
 
Schaalbaarheid
Een tweede voordeel van cloudtelefonie is dat het enorm schaalbaar is, omdat het aantal telefoonlijnen en toestellen via de meeste aanbieders eenvoudig maandelijks gewijzigd kan worden. Bedrijven die groeien hebben een groeiend klantenbestand en nemen in veel gevallen meer personeel aan. Met cloudtelefonie kunnen zij dankzij gespreksroutering gemakkelijk extra oproepen beheren. Worden nieuwe collega’s aangenomen, dan kunnen nieuwe gebruikersprofielen eenvoudig worden aangemaakt, of verwijderd bij vertrek.
 
Naast bovengenoemde voordelen voor wat betreft gebruiksgemak, zijn er ook mogelijkheden voor het verbeteren van klantcontact en het behalen van commerciële doelstellingen.

Inzet voor klanttevredenheid en trainingsdoeleinden
Wilt u stappen maken met betrekking tot klanttevredenheid? Ook daarvoor zetten ondernemers cloudtelefonie in. Een slechte afhandeling van telefoontjes kan leiden tot ontevreden klanten. Onderzoek wijst uit dat ontevreden klanten hun ervaringen met gemiddeld 9 anderen delen. Het loont dus de moeite om ervoor te zorgen dat inkomend telefoonverkeer zo efficiënt en  klantvriendelijk mogelijk wordt afgehandeld. Met cloudtelefonie kunt u klanten beter van dienst zijn. Het is snel inzichtelijk welke collega’s telefonisch bereikbaar zijn en klanten kunnen automatisch in de juiste wachtrij worden geplaatst. Hierdoor kunnen zij sneller te woord worden gestaan door de juiste persoon.
 
Doordat gesprekken daarnaast digitaal opgenomen en direct teruggeluisterd kunnen worden, kunt u medewerkers zeer efficiënt persoonlijke feedback en training geven en hiermee de klantvriendelijkheid van het telefoonverkeer optimaliseren.
 
Gedetailleerde belstatistieken
Ondernemers voor wie telefoonverkeer een belangrijk onderdeel is van de commerciële bedrijfsvoering, zoals bedrijven met een commerciële binnendienst, willen belstatistieken kunnen bijhouden. Zij willen weten hoeveel oproepen worden ontvangen, hoe vaak er is gebeld, door wie en hoe snel de telefoon opgenomen wordt. Cloudtelefonie leent zich hier bij uitstek voor.
 
De beschikbare statistieken maken het mogelijk om meetbare doelen op te stellen en te zien welke medewerkers het beste presteren. Niet alleen het aantal gesprekken, maar ook de duur van de gesprekken kan geanalyseerd worden en de inhoud kan eenvoudig teruggeluisterd worden.

Wilt u ook mee?
Cloudtelefonie biedt mogelijkheden voor ondernemers die mee willen in het digitale tijdperk. Wilt u ook mee? Of wilt u eerst meer lezen? Met ons van gedachten wisselen over dit onderwerp kan natuurlijk ook. Neem gerust contact met ons op:


 
 
 

Michel van Westing is directeur-eigenaar van Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.