Waarom tijd besteden aan procesverbetering?

Door Michel van den Top – leestijd: 3 minuten

De Belastingdienst roept al jaren dat ze het niet leuker kunnen maken. Datzelfde wordt door veel ondernemers gedacht over boekhouden. Maar een gestroomlijnde boekhouding kan wel degelijk bijdragen aan meer plezier in je werk.

 
Als je namelijk je administratieve processen beter stroomlijnt en je daardoor efficiënter kunt werken, kun je meer tijd besteden aan de leukste kanten van je vak of bedrijf. Heb je medewerkers in dienst? Zij hebben vast ideeën over procesverbetering binnen de organisatie. Betrek je medewerkers en stel de vraag. Wellicht word je op nuttige ideeën gebracht en gaat iedereen straks met een prettiger gevoel naar het werk én draai je meer omzet.

 
Denk je dat je geen tijd hebt om met je processen aan de slag te gaan? Dat zegt eigenlijk al genoeg over het belang van stilstaan bij procesverbetering en werken aan optimalisatie.

 
Het nalopen van processen hoeft geen tijdrovende klus te zijn, maar je moet er wel voor gaan zitten. Onderstaande stappen zijn al voldoende om een beeld te krijgen of je je administratieve processen zo efficiënt mogelijk hebt ingericht.

 
Welke processen zijn er?
Inventariseer eerst welke processen er zijn binnen je bedrijf. Ook als eenmanszaak heb je te maken met processen. Elke ondernemer legt per slot van rekening klantgegevens, betalingen en onkosten vast en heeft verplichtingen aan de Belastingdienst.

 
Welke administratieve zaken kosten meer tijd dan nodig?
Gewapend met je lijst, kun je eens kritisch kijken naar zaken die eigenlijk meer tijd kosten dan je lief is. Ben je wekelijks tijd kwijt met het overnemen van mutaties van je zakelijke bankrekening naar je administratie, of het handmatig corrigeren van je voorraad? Misschien zijn je medewerkers regelmatig op zoek naar papieren pakbonnen of facturen? Allemaal zaken die veel minder tijd kosten als je ze digitaliseert.

 
Wat wil je minder gaan doen en wat meer?
Sommige zaken zullen niet alleen meer tijd vergen dan je had gedacht, een deel ervan zal niet eens bijdragen aan je omzet. Welke belangrijke zaken blijven nu (te lang) liggen? Aan welke zaken wil je dat je medewerkers meer tijd besteden? Allemaal vragen die je helpen om scherp te krijgen waar je automatiseringsbehoefte ligt om uiteindelijk meer tijd over te houden voor belangrijke bezigheden.

 
Welke softwarekeuzes maak je?
Als je eenmaal een beeld hebt van zaken die efficiënter kunnen, oriënteer je je op hoe je software kunt inzetten om jouw processen daadwerkelijk beter te stroomlijnen. Misschien kun je voldoende met je huidige software uit de voeten en is het een kwestie van het anders gebruiken van de mogelijkheden. Wellicht ben je aan het denken gezet over een aanvulling op softwaregebied, of zelfs vervanging.

 
Wil je zelf aan de slag met het stroomlijnen van je administratieve processen, maar heb je vragen of wil je advies? Bel ons gerust of stuur een bericht. We helpen je graag verder.


 
 

Michel is Accountmanager Binnendienst bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.