Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?

Door Erik Burger – leestijd: 4 minuten

Scan- en herkensoftware. Je komt de term steeds vaker tegen. Maar wat is nu de werkelijke meerwaarde van zulke software en kunnen de verschillende pakketten hetzelfde?
 
Die laatste vraag kan ik redelijk eenvoudig beantwoorden. Nee, ze doen zeker niet allemaal hetzelfde. En ook niet op dezelfde manier. Hieronder licht ik toe waar scan- en herkensoftware voor dient, wat de verschillen zijn en wat je er als ondernemer aan hebt.
 
Wat doet scan- en herkensoftware?
In een notendop: scan- en herkensoftware zorgt ervoor dat je de gegevens van inkomende facturen niet meer met de hand hoeft over te nemen in je boekhoudsoftware. De gegevens die nodig zijn om een boeking aan te maken in de administratie, worden door de scan- en herkensoftware automatisch in de boekhoudsoftware overgenomen. Het enige dat je hoeft te doen, is de regels controleren en goedkeuren. En in sommige gevallen hoeft zelfs dát niet meer.
 
Soorten facturen
De soorten facturen die softwarepakketten kunnen verwerken kun je grofweg verdelen in drie groepen. Ten eerste is er natuurlijk nog steeds de papieren variant, die per post in je brievenbus valt. Deze moet je eerst scannen voordat hij digitaal verwerkt kan worden.
 
Als het gaat om ‘digitaal factureren’, denken de meeste mensen aan een PDF, bijvoorbeeld een factuur die als PDF bijgevoegd wordt bij een e-mail. Zo’n document is al digitaal en kun je dus direct laten verwerken. Er is echter nog een derde, echt digitale variant: de elektronische factuur in UBL.
 
Deze factuur is wat lastiger te visualiseren, want hij is niet bedoeld om leesbaar te zijn voor mensen. UBL staat voor Universal Business Language: een codetaal voor gegevensuitwisseling tussen apparaten onderling. Omdat mensen geen UBL kunnen lezen, wordt deze factuur meestal vergezeld door een PDF-variant, waar dezelfde gegevens op staan.
 
Wat doen de verschillende pakketten?
Niet alle pakketten die ‘scan- en herken’ heten, kunnen hetzelfde. Zaken waar je rekening mee moet houden, zijn bijvoorbeeld:

  • Koppelt de software met je boekhoudpakket?
  • Worden facturen digitaal opgeslagen bij de boeking, zodat je in de administratie altijd een kopie van de factuur bij de hand hebt?
  • Hoeveel inkomende facturen kan het pakket tegelijk verwerken?
  • Is er sprake van verwerkingstijd tussen de scan- en herkensoftware en het boekhoudpakket?
  • Welke onderdelen van de factuur herkent de software (bijvoorbeeld factuurnummer, omschrijving, klantnaam, etc.)?
  • Wat zijn de kosten van de software en hoe wordt afgerekend? Per verwerkte factuur of als abonnement?

Wat levert het op?
Tot slot het antwoord op de vraag: ‘Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?’
 
Het grootste voordeel van het digitaal verwerken van facturen is dat het supersnel is. Het ontvangen en verwerken van facturen gebeurt voor een groot deel zonder dat je er zelf naar om hoeft te kijken. Het systeem doet een groot deel van de klus voor je. De tijdwinst is het grootst bij UBL-facturen, omdat deze automatisch en direct ingelezen worden, zodra ze ontvangen zijn. Zo worden facturen veel sneller verwerkt.
 
Natuurlijk is de tijdwinst bij grote aantallen inkomende facturen het grootst, maar zelfs al krijg je maar een paar facturen per maand, dan nog is digitaliseren een goede idee. Wat dacht je bijvoorbeeld van de fouten die je kunt maken bij het overtypen van factuurregels? Of het gemak van een centraal digitaal factuurdossier, waardoor je nooit meer naar facturen hoeft te zoeken en je altijd alles bij de hand hebt?
 
Als specialist op het gebied van verschillende scan- en herkenoplossingen delen wij graag onze kennis. Wil je meer weten of specifiek advies op maat? Neem gerust contact op. We loodsen je graag door de mogelijkheden.
 


 
 

Erik is Accountmanager bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.