Referentie: Heijmans Uitzendorganisatie B.V.

Heijmans Uitzendorganisatie B.V. koos in 2016 voor AccountView om meerdere administratieve processen te kunnen optimaliseren. Mevrouw Heijmans: ‘Verdere digitalisering was destijds een must.’ Met AccountView Team is niet alleen het facturatieproces gestroomlijnd, maar worden ook rollen binnen de administratie verdeeld zodat bepaalde functionaliteit afgeschermd is voor specifieke gebruikers.
 
De proactieve organisatie hoopt zich de komende tijd bezig te kunnen gaan houden met verdere procesoptimalisatie om nog meer tijdwinst te kunnen behalen. Over Account Software zegt mevrouw: ‘Contact met onze dealer Account Software is regelmatig en altijd prettig en we zouden AccountView aanbevelen aan andere ondernemers, omdat het gewoonweg gebruiksvriendelijk is en veel inzicht biedt.’
 
Over Heijmans
Heijmans Uitzendorganisatie B.V. bemiddelt sinds 1990 op de arbeidsmarkt voor arbeidskrachten en ZZP’ers. Zusteronderneming Heijmans Dienstverlening B.V. verzorgt diverse activiteiten, van ecologisch verantwoorde (groen)beheerprojecten tot opleidingen voor bijvoorbeeld onkruidbestrijding en veilig werken langs de weg. www.heijmansuitzendorganisatie.nl

Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?

Door Erik Burger – leestijd: 4 minuten

Scan- en herkensoftware. Je komt de term steeds vaker tegen. Maar wat is nu de werkelijke meerwaarde van zulke software en kunnen de verschillende pakketten hetzelfde?
 
Die laatste vraag kan ik redelijk eenvoudig beantwoorden. Nee, ze doen zeker niet allemaal hetzelfde. En ook niet op dezelfde manier. Hieronder licht ik toe waar scan- en herkensoftware voor dient, wat de verschillen zijn en wat je er als ondernemer aan hebt.
 
Wat doet scan- en herkensoftware?
In een notendop: scan- en herkensoftware zorgt ervoor dat je de gegevens van inkomende facturen niet meer met de hand hoeft over te nemen in je boekhoudsoftware. De gegevens die nodig zijn om een boeking aan te maken in de administratie, worden door de scan- en herkensoftware automatisch in de boekhoudsoftware overgenomen. Het enige dat je hoeft te doen, is de regels controleren en goedkeuren. En in sommige gevallen hoeft zelfs dát niet meer.
 
Soorten facturen
De soorten facturen die softwarepakketten kunnen verwerken kun je grofweg verdelen in drie groepen. Ten eerste is er natuurlijk nog steeds de papieren variant, die per post in je brievenbus valt. Deze moet je eerst scannen voordat hij digitaal verwerkt kan worden.
 
Als het gaat om ‘digitaal factureren’, denken de meeste mensen aan een PDF, bijvoorbeeld een factuur die als PDF bijgevoegd wordt bij een e-mail. Zo’n document is al digitaal en kun je dus direct laten verwerken. Er is echter nog een derde, echt digitale variant: de elektronische factuur in UBL.
 
Deze factuur is wat lastiger te visualiseren, want hij is niet bedoeld om leesbaar te zijn voor mensen. UBL staat voor Universal Business Language: een codetaal voor gegevensuitwisseling tussen apparaten onderling. Omdat mensen geen UBL kunnen lezen, wordt deze factuur meestal vergezeld door een PDF-variant, waar dezelfde gegevens op staan.
 
Wat doen de verschillende pakketten?
Niet alle pakketten die ‘scan- en herken’ heten, kunnen hetzelfde. Zaken waar je rekening mee moet houden, zijn bijvoorbeeld:

  • Koppelt de software met je boekhoudpakket?
  • Worden facturen digitaal opgeslagen bij de boeking, zodat je in de administratie altijd een kopie van de factuur bij de hand hebt?
  • Hoeveel inkomende facturen kan het pakket tegelijk verwerken?
  • Is er sprake van verwerkingstijd tussen de scan- en herkensoftware en het boekhoudpakket?
  • Welke onderdelen van de factuur herkent de software (bijvoorbeeld factuurnummer, omschrijving, klantnaam, etc.)?
  • Wat zijn de kosten van de software en hoe wordt afgerekend? Per verwerkte factuur of als abonnement?

Wat levert het op?
Tot slot het antwoord op de vraag: ‘Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?’
 
Het grootste voordeel van het digitaal verwerken van facturen is dat het supersnel is. Het ontvangen en verwerken van facturen gebeurt voor een groot deel zonder dat je er zelf naar om hoeft te kijken. Het systeem doet een groot deel van de klus voor je. De tijdwinst is het grootst bij UBL-facturen, omdat deze automatisch en direct ingelezen worden, zodra ze ontvangen zijn. Zo worden facturen veel sneller verwerkt.
 
Natuurlijk is de tijdwinst bij grote aantallen inkomende facturen het grootst, maar zelfs al krijg je maar een paar facturen per maand, dan nog is digitaliseren een goede idee. Wat dacht je bijvoorbeeld van de fouten die je kunt maken bij het overtypen van factuurregels? Of het gemak van een centraal digitaal factuurdossier, waardoor je nooit meer naar facturen hoeft te zoeken en je altijd alles bij de hand hebt?
 
Als specialist op het gebied van verschillende scan- en herkenoplossingen delen wij graag onze kennis. Wil je meer weten of specifiek advies op maat? Neem gerust contact op. We loodsen je graag door de mogelijkheden.
 


 
 

Erik is Accountmanager bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.
© Herman Stöver

Triatleet Vincent Böhm naar WK Aquathlon

Foto: © Herman Stöver

 
De 35-jarige triatleet Vincent Böhm vertegenwoordigt Nederland op het WK aquathlon op 2 mei in het Spaanse Pontevedra.
 
Het is de eerste keer dat er door de Nederlandse Triathlon Bond een officieel team wordt afgevaardigd naar het WK aquathlon, onderdeel van het WK multisport. De bond zet dit jaar sterker in op de aquathlon omdat het WK multisport volgend jaar in Almere plaatsvindt.
 
Veenendaler Böhm, die als atleet voor VZC uitkomt in de eredivisie triathlon, mag het spits afbijten voor Nederland op dit WK. Zijn doel is om minstens de helft van het deelnemersveld achter zich te houden in Pontevedra. Als trotse sponsor van VZC wensen wij Vincent heel veel succes!
 
Lees ook het bericht dat de Gelderlander plaatste over Vincent.

Waarom tijd besteden aan procesverbetering?

Door Michel van den Top – leestijd: 3 minuten

De Belastingdienst roept al jaren dat ze het niet leuker kunnen maken. Datzelfde wordt door veel ondernemers gedacht over boekhouden. Maar een gestroomlijnde boekhouding kan wel degelijk bijdragen aan meer plezier in je werk.

 
Als je namelijk je administratieve processen beter stroomlijnt en je daardoor efficiënter kunt werken, kun je meer tijd besteden aan de leukste kanten van je vak of bedrijf. Heb je medewerkers in dienst? Zij hebben vast ideeën over procesverbetering binnen de organisatie. Betrek je medewerkers en stel de vraag. Wellicht word je op nuttige ideeën gebracht en gaat iedereen straks met een prettiger gevoel naar het werk én draai je meer omzet.

 
Denk je dat je geen tijd hebt om met je processen aan de slag te gaan? Dat zegt eigenlijk al genoeg over het belang van stilstaan bij procesverbetering en werken aan optimalisatie.

 
Het nalopen van processen hoeft geen tijdrovende klus te zijn, maar je moet er wel voor gaan zitten. Onderstaande stappen zijn al voldoende om een beeld te krijgen of je je administratieve processen zo efficiënt mogelijk hebt ingericht.

 
Welke processen zijn er?
Inventariseer eerst welke processen er zijn binnen je bedrijf. Ook als eenmanszaak heb je te maken met processen. Elke ondernemer legt per slot van rekening klantgegevens, betalingen en onkosten vast en heeft verplichtingen aan de Belastingdienst.

 
Welke administratieve zaken kosten meer tijd dan nodig?
Gewapend met je lijst, kun je eens kritisch kijken naar zaken die eigenlijk meer tijd kosten dan je lief is. Ben je wekelijks tijd kwijt met het overnemen van mutaties van je zakelijke bankrekening naar je administratie, of het handmatig corrigeren van je voorraad? Misschien zijn je medewerkers regelmatig op zoek naar papieren pakbonnen of facturen? Allemaal zaken die veel minder tijd kosten als je ze digitaliseert.

 
Wat wil je minder gaan doen en wat meer?
Sommige zaken zullen niet alleen meer tijd vergen dan je had gedacht, een deel ervan zal niet eens bijdragen aan je omzet. Welke belangrijke zaken blijven nu (te lang) liggen? Aan welke zaken wil je dat je medewerkers meer tijd besteden? Allemaal vragen die je helpen om scherp te krijgen waar je automatiseringsbehoefte ligt om uiteindelijk meer tijd over te houden voor belangrijke bezigheden.

 
Welke softwarekeuzes maak je?
Als je eenmaal een beeld hebt van zaken die efficiënter kunnen, oriënteer je je op hoe je software kunt inzetten om jouw processen daadwerkelijk beter te stroomlijnen. Misschien kun je voldoende met je huidige software uit de voeten en is het een kwestie van het anders gebruiken van de mogelijkheden. Wellicht ben je aan het denken gezet over een aanvulling op softwaregebied, of zelfs vervanging.

 
Wil je zelf aan de slag met het stroomlijnen van je administratieve processen, maar heb je vragen of wil je advies? Bel ons gerust of stuur een bericht. We helpen je graag verder.


 
 

Michel is Accountmanager Binnendienst bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.

Hoe kiezen ZZP’ers boekhoudsoftware?

Door Ramon Muste – leestijd: 5 minuten

Je hebt je ingeschreven bij de KvK en je start als eigen baas! Dan moet er een boel geregeld worden. Je hebt een zakelijke bankrekening en je hebt nagedacht over een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Je werkt vanuit huis, of je hebt de beschikking over kantoorruimte, een winkelpand of atelier. Je website staat misschien ook en je hebt je eerste klanten gevonden. Nu ga je omzet maken en moet je dus je boekhouding gaan bijhouden. Maar hoe kies je als (beginnend) zelfstandig ondernemer een boekhoudpakket?

 

Boekhouden, hoe werkt dat?
Als je überhaupt geen kaas hebt gegeten van het bijhouden van een boekhouding, dan lijkt het misschien lastig om te beginnen met zoeken naar een passende oplossing. Natuurlijk vraag je mensen in je omgeving om advies, misschien klop je bij een administratiekantoor of accountant aan om je te adviseren en zoek je online naar informatie. Echter is online misschien wel zoveel informatie beschikbaar, dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
 
Niet gevreesd. Er zijn een aantal zaken die je voor het voeren van je eigen boekhouding  snel en eenvoudig op een rijtje kunt zetten om je softwarekeuze overzichtelijker te maken.
 
De eerste vraag waarop je antwoord nodig hebt, is: ‘Wat moet ik allemaal bijhouden?’ Onderstaand heb ik de belangrijkste zaken die elke boekhouding moet bevatten voor je op een rijtje gezet.
 
Wat moet je bijhouden?

  • Ten eerste hou je een grootboekadministratie Dit is in feite niets anders dan een gecategoriseerd overzicht van je inkomsten en uitgaven. Zo’n administratie bestaat uit zogenaamde grootboekrekeningen op nummer, waarbij je je zakelijke inkomsten en uitgaven groepeert op soort (bijvoorbeeld geleverde producten, telefoonkosten of huisvestingskosten).
  •  

  • Ten tweede heb je een debiteuren- en crediteurenadministratie nodig, waarin de facturen aan klanten (debiteuren) en facturen van leveranciers (crediteuren) komen te staan. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke klanten hun facturen hebben betaald of niet.
  •  

  • Vervolgens voer je een inkoop- en verkoopadministratie, waarmee je de verkoopfacturen aan klanten en de inkoopfacturen van leveranciers boekt op je grootboekrekeningen.
  •  

  • Uiteindelijk moet je vanuit je administratie een btw-aangifte Hiermee geef je bij de belastingdienst het verschil aan tussen de ontvangen btw over je verkopen en de btw over je inkopen. De meeste boekhoudpakketten kunnen de gegevens voor deze aangifte met één druk op de knop eenvoudig voor je weergeven of zelfs bij de belastingdienst indienen.
  •  

  • Aan het eind van elk jaar maak je daarnaast een winst-en-verliesrekening. Dit is een overzicht in cijfers van hoe je bedrijf presteert. Er staat bijvoorbeeld in wat je gedurende het kalenderjaar hebt verdiend, wat je eigen vermogen is, welke schulden je hebt aan leveranciers, hoeveel je nog ontvangt van klanten en dergelijke. De uiteindelijke winst die vermeld staat in deze winst- en verliesrekening is de basis voor de te betalen inkomstenbelasting, die je opgeeft aan op de belastingdienst. Ook de winst- en verliesrekening kunnen de meeste boekhoudpakketten eenvoudig voor je samenstellen. Ben je een BV gestart, dan betaal je geen inkomstenbelasting maar vennootschapsbelasting.

 

Als je inzicht hebt in wat je moet bijhouden en dus antwoord op de vraag wat de software minimaal moet kunnen, kun je onder elkaar zetten hoe je wilt dat de software in de praktijk werkt.
 
In de wirwar van aanbieders en termen vraag je je misschien af waar je je softwarekeuze op moet baseren. En wat het je mag kosten. De software moet het jou natuurlijk zo gemakkelijk mogelijk maken. Per slot van rekening ben je liever bezig met je eigen bedrijf, dan met boekhouden.

Ga voor jezelf ten eerste na wat je belangrijk vindt op het gebied van:
 

  • Weergeven van informatie

We hebben gezien dat je zaken als je grootboekadministratie moet bijhouden, maar de weergave van deze gegevens verschilt per leverancier. De meeste moderne oplossingen bieden zogenaamde ‘dashboards’;  grafische weergaves van de inhoud van je administratie. Daarmee kun je in één opslag zien hoeveel omzet je gemaakt hebt en wat klanten je nog moeten betalen, evenals wat jij nog aan je leveranciers moet betalen.

     

  • Gebruiksvriendelijkheid

Als je net begonnen bent met je eigen bedrijf, dan wil je zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie. Een gebruiksvriendelijk pakket dat je je snel eigen maakt, is dus wat je zoekt. Van gerenommeerde leveranciers mag je verwachten dat gebruiksvriendelijkheid bovenaan staat bij het ontwikkelen van de software. Zij bieden dan ook vaak de mogelijkheid om de software tijdelijk te proberen, of om een demo(filmpje) te bekijken, zodat jij kunt bepalen of het bij je past voordat je begint.

     

  • De manier van afrekenen van de software

Veel aanbieders hebben tegenwoordig een afrekenmethode per maand. Je ‘koopt’ de software dus niet, maar je neemt eigenlijk een abonnement. Een voordeel hiervan, is dat je geen hoge aanschafkosten maakt en daarnaast is de software periodiek opzegbaar. De meeste aanbieders geven een duidelijk overzicht van de kosten die je kunt verwachten. Wil je zeker zijn van je zaak? Vraag dan een prijsopgave aan.

     

  • De mogelijkheden van werken in de cloud

Bijna alle leveranciers bieden tegenwoordig cloudsoftware. Zij zetten jouw administratie dan ‘ergens’ op een server. Je vraagt je misschien af of dat wel veilig is. Het gaat tenslotte om jouw gevoelige administratieve cijfers.
 
Zorg dat je een partij kiest die jou goed kan uitleggen waar je data staat. En bedenk dat werken in de cloud veel voordelen heeft. Bijvoorbeeld dat je overal waar je internet hebt, toegang hebt tot je administratie. Bovendien hoef je zelf geen back-ups te maken van je data en loop je geen risico als bijvoorbeeld je laptop het begeeft of je deze verliest.

     

  • De mogelijkheden voor het verkrijgen van support

Zeker als je weinig ervaring hebt met boekhoudsoftware, kan het belangrijk zijn om te kunnen rekenen op snelle support bij gebruikersvragen. Loop je vast en heb je snel hulp nodig? Kijk dan goed naar het aanbod dat de softwareleverancier doet voor support op afstand.
 

Met bovenstaande zaken op een rijtje kun je alvast gaan filteren op de informatie die online te vinden is. Heb je toch nog vragen en wil je advies op maat? Bij Account Software geven wij dagelijks advies aan kleine ondernemers over de mogelijkheden van het voeren van een eigen boekhouding, dus neem gerust contact met ons op.


 
 

Ramon is Accountmanager bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.

De minder bekende voordelen van cloud computing

Er is veel geschreven over de voordelen van het werken in de cloud, zoals de grote flexibiliteit en mobiliteit doordat je overal op je laptop kunt werken. Maar ben je je ervan bewust dat cloud computing je nog meer oplevert, zoals tijdbesparing en zorgelozer werken?
 

  • Tijdbesparing
    Omdat je ontzorgd wordt wat betreft back-ups en updates, ben je geen tijd kwijt met beveiligings- en controlewerkzaamheden. Omdat je niet na hoeft te denken over de veiligheid van je data en je geen tijd hoeft te verspillen aan het inplannen en uitvoeren van back-ups, kun je je volop bezighouden met het runnen van je bedrijf.

 

  • Geen zorgen over je data bij verlies of diefstal
    Een voordeel van een laptop is dat ‘ie overal mee naartoe kan. Een nadeel is, dat er daardoor ook meer risico is op schade, verlies of diefstal. Gaat er een kop koffie over de laptop, of blijft hij achter in de trein? Als alle gegevens veilig in de cloud staan, log je eenvoudig in op een ander apparaat om snel weer bij je data te kunnen. Een ander kan dan via jouw laptop in ieder geval niet bij je data.

 

  • Altijd up-to-date
    Aanvullend hoef je je met cloudsoftware geen zorgen meer te maken of je programma wel up-to-date is en blijft. Omdat je de software niet zelf installeert, wordt ook de zorg voor updates uit handen genomen door je leverancier. Daardoor blijft het programma functioneren zoals de bedoeling is en maak jij optimaal gebruik van nieuwe features en mogelijkheden.

 
Wil jij ook in de cloud?
We vertellen je graag meer over hoe het werkt in de praktijk. Neem snel contact op om de mogelijkheden te bespreken voor jouw specifieke situatie.