Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?

Door Erik Burger – leestijd: 4 minuten

Scan- en herkensoftware. Je komt de term steeds vaker tegen. Maar wat is nu de werkelijke meerwaarde van zulke software en kunnen de verschillende pakketten hetzelfde?
 
Die laatste vraag kan ik redelijk eenvoudig beantwoorden. Nee, ze doen zeker niet allemaal hetzelfde. En ook niet op dezelfde manier. Hieronder licht ik toe waar scan- en herkensoftware voor dient, wat de verschillen zijn en wat je er als ondernemer aan hebt.
 
Wat doet scan- en herkensoftware?
In een notendop: scan- en herkensoftware zorgt ervoor dat je de gegevens van inkomende facturen niet meer met de hand hoeft over te nemen in je boekhoudsoftware. De gegevens die nodig zijn om een boeking aan te maken in de administratie, worden door de scan- en herkensoftware automatisch in de boekhoudsoftware overgenomen. Het enige dat je hoeft te doen, is de regels controleren en goedkeuren. En in sommige gevallen hoeft zelfs dát niet meer.
 
Soorten facturen
De soorten facturen die softwarepakketten kunnen verwerken kun je grofweg verdelen in drie groepen. Ten eerste is er natuurlijk nog steeds de papieren variant, die per post in je brievenbus valt. Deze moet je eerst scannen voordat hij digitaal verwerkt kan worden.
 
Als het gaat om ‘digitaal factureren’, denken de meeste mensen aan een PDF, bijvoorbeeld een factuur die als PDF bijgevoegd wordt bij een e-mail. Zo’n document is al digitaal en kun je dus direct laten verwerken. Er is echter nog een derde, echt digitale variant: de elektronische factuur in UBL.
 
Deze factuur is wat lastiger te visualiseren, want hij is niet bedoeld om leesbaar te zijn voor mensen. UBL staat voor Universal Business Language: een codetaal voor gegevensuitwisseling tussen apparaten onderling. Omdat mensen geen UBL kunnen lezen, wordt deze factuur meestal vergezeld door een PDF-variant, waar dezelfde gegevens op staan.
 
Wat doen de verschillende pakketten?
Niet alle pakketten die ‘scan- en herken’ heten, kunnen hetzelfde. Zaken waar je rekening mee moet houden, zijn bijvoorbeeld:

  • Koppelt de software met je boekhoudpakket?
  • Worden facturen digitaal opgeslagen bij de boeking, zodat je in de administratie altijd een kopie van de factuur bij de hand hebt?
  • Hoeveel inkomende facturen kan het pakket tegelijk verwerken?
  • Is er sprake van verwerkingstijd tussen de scan- en herkensoftware en het boekhoudpakket?
  • Welke onderdelen van de factuur herkent de software (bijvoorbeeld factuurnummer, omschrijving, klantnaam, etc.)?
  • Wat zijn de kosten van de software en hoe wordt afgerekend? Per verwerkte factuur of als abonnement?

Wat levert het op?
Tot slot het antwoord op de vraag: ‘Wat levert scan- en herkensoftware nu eigenlijk op?’
 
Het grootste voordeel van het digitaal verwerken van facturen is dat het supersnel is. Het ontvangen en verwerken van facturen gebeurt voor een groot deel zonder dat je er zelf naar om hoeft te kijken. Het systeem doet een groot deel van de klus voor je. De tijdwinst is het grootst bij UBL-facturen, omdat deze automatisch en direct ingelezen worden, zodra ze ontvangen zijn. Zo worden facturen veel sneller verwerkt.
 
Natuurlijk is de tijdwinst bij grote aantallen inkomende facturen het grootst, maar zelfs al krijg je maar een paar facturen per maand, dan nog is digitaliseren een goede idee. Wat dacht je bijvoorbeeld van de fouten die je kunt maken bij het overtypen van factuurregels? Of het gemak van een centraal digitaal factuurdossier, waardoor je nooit meer naar facturen hoeft te zoeken en je altijd alles bij de hand hebt?
 
Als specialist op het gebied van verschillende scan- en herkenoplossingen delen wij graag onze kennis. Wil je meer weten of specifiek advies op maat? Neem gerust contact op. We loodsen je graag door de mogelijkheden.
 


 
 

Erik is Accountmanager bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.

Waarom tijd besteden aan procesverbetering?

Door Michel van den Top – leestijd: 3 minuten

De Belastingdienst roept al jaren dat ze het niet leuker kunnen maken. Datzelfde wordt door veel ondernemers gedacht over boekhouden. Maar een gestroomlijnde boekhouding kan wel degelijk bijdragen aan meer plezier in je werk.

 
Als je namelijk je administratieve processen beter stroomlijnt en je daardoor efficiënter kunt werken, kun je meer tijd besteden aan de leukste kanten van je vak of bedrijf. Heb je medewerkers in dienst? Zij hebben vast ideeën over procesverbetering binnen de organisatie. Betrek je medewerkers en stel de vraag. Wellicht word je op nuttige ideeën gebracht en gaat iedereen straks met een prettiger gevoel naar het werk én draai je meer omzet.

 
Denk je dat je geen tijd hebt om met je processen aan de slag te gaan? Dat zegt eigenlijk al genoeg over het belang van stilstaan bij procesverbetering en werken aan optimalisatie.

 
Het nalopen van processen hoeft geen tijdrovende klus te zijn, maar je moet er wel voor gaan zitten. Onderstaande stappen zijn al voldoende om een beeld te krijgen of je je administratieve processen zo efficiënt mogelijk hebt ingericht.

 
Welke processen zijn er?
Inventariseer eerst welke processen er zijn binnen je bedrijf. Ook als eenmanszaak heb je te maken met processen. Elke ondernemer legt per slot van rekening klantgegevens, betalingen en onkosten vast en heeft verplichtingen aan de Belastingdienst.

 
Welke administratieve zaken kosten meer tijd dan nodig?
Gewapend met je lijst, kun je eens kritisch kijken naar zaken die eigenlijk meer tijd kosten dan je lief is. Ben je wekelijks tijd kwijt met het overnemen van mutaties van je zakelijke bankrekening naar je administratie, of het handmatig corrigeren van je voorraad? Misschien zijn je medewerkers regelmatig op zoek naar papieren pakbonnen of facturen? Allemaal zaken die veel minder tijd kosten als je ze digitaliseert.

 
Wat wil je minder gaan doen en wat meer?
Sommige zaken zullen niet alleen meer tijd vergen dan je had gedacht, een deel ervan zal niet eens bijdragen aan je omzet. Welke belangrijke zaken blijven nu (te lang) liggen? Aan welke zaken wil je dat je medewerkers meer tijd besteden? Allemaal vragen die je helpen om scherp te krijgen waar je automatiseringsbehoefte ligt om uiteindelijk meer tijd over te houden voor belangrijke bezigheden.

 
Welke softwarekeuzes maak je?
Als je eenmaal een beeld hebt van zaken die efficiënter kunnen, oriënteer je je op hoe je software kunt inzetten om jouw processen daadwerkelijk beter te stroomlijnen. Misschien kun je voldoende met je huidige software uit de voeten en is het een kwestie van het anders gebruiken van de mogelijkheden. Wellicht ben je aan het denken gezet over een aanvulling op softwaregebied, of zelfs vervanging.

 
Wil je zelf aan de slag met het stroomlijnen van je administratieve processen, maar heb je vragen of wil je advies? Bel ons gerust of stuur een bericht. We helpen je graag verder.


 
 

Michel is Accountmanager Binnendienst bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.

Hoe kiezen ZZP’ers boekhoudsoftware?

Door Ramon Muste – leestijd: 5 minuten

Je hebt je ingeschreven bij de KvK en je start als eigen baas! Dan moet er een boel geregeld worden. Je hebt een zakelijke bankrekening en je hebt nagedacht over een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Je werkt vanuit huis, of je hebt de beschikking over kantoorruimte, een winkelpand of atelier. Je website staat misschien ook en je hebt je eerste klanten gevonden. Nu ga je omzet maken en moet je dus je boekhouding gaan bijhouden. Maar hoe kies je als (beginnend) zelfstandig ondernemer een boekhoudpakket?

 

Boekhouden, hoe werkt dat?
Als je überhaupt geen kaas hebt gegeten van het bijhouden van een boekhouding, dan lijkt het misschien lastig om te beginnen met zoeken naar een passende oplossing. Natuurlijk vraag je mensen in je omgeving om advies, misschien klop je bij een administratiekantoor of accountant aan om je te adviseren en zoek je online naar informatie. Echter is online misschien wel zoveel informatie beschikbaar, dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
 
Niet gevreesd. Er zijn een aantal zaken die je voor het voeren van je eigen boekhouding  snel en eenvoudig op een rijtje kunt zetten om je softwarekeuze overzichtelijker te maken.
 
De eerste vraag waarop je antwoord nodig hebt, is: ‘Wat moet ik allemaal bijhouden?’ Onderstaand heb ik de belangrijkste zaken die elke boekhouding moet bevatten voor je op een rijtje gezet.
 
Wat moet je bijhouden?

  • Ten eerste hou je een grootboekadministratie Dit is in feite niets anders dan een gecategoriseerd overzicht van je inkomsten en uitgaven. Zo’n administratie bestaat uit zogenaamde grootboekrekeningen op nummer, waarbij je je zakelijke inkomsten en uitgaven groepeert op soort (bijvoorbeeld geleverde producten, telefoonkosten of huisvestingskosten).
  •  

  • Ten tweede heb je een debiteuren- en crediteurenadministratie nodig, waarin de facturen aan klanten (debiteuren) en facturen van leveranciers (crediteuren) komen te staan. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke klanten hun facturen hebben betaald of niet.
  •  

  • Vervolgens voer je een inkoop- en verkoopadministratie, waarmee je de verkoopfacturen aan klanten en de inkoopfacturen van leveranciers boekt op je grootboekrekeningen.
  •  

  • Uiteindelijk moet je vanuit je administratie een btw-aangifte Hiermee geef je bij de belastingdienst het verschil aan tussen de ontvangen btw over je verkopen en de btw over je inkopen. De meeste boekhoudpakketten kunnen de gegevens voor deze aangifte met één druk op de knop eenvoudig voor je weergeven of zelfs bij de belastingdienst indienen.
  •  

  • Aan het eind van elk jaar maak je daarnaast een winst-en-verliesrekening. Dit is een overzicht in cijfers van hoe je bedrijf presteert. Er staat bijvoorbeeld in wat je gedurende het kalenderjaar hebt verdiend, wat je eigen vermogen is, welke schulden je hebt aan leveranciers, hoeveel je nog ontvangt van klanten en dergelijke. De uiteindelijke winst die vermeld staat in deze winst- en verliesrekening is de basis voor de te betalen inkomstenbelasting, die je opgeeft aan op de belastingdienst. Ook de winst- en verliesrekening kunnen de meeste boekhoudpakketten eenvoudig voor je samenstellen. Ben je een BV gestart, dan betaal je geen inkomstenbelasting maar vennootschapsbelasting.

 

Als je inzicht hebt in wat je moet bijhouden en dus antwoord op de vraag wat de software minimaal moet kunnen, kun je onder elkaar zetten hoe je wilt dat de software in de praktijk werkt.
 
In de wirwar van aanbieders en termen vraag je je misschien af waar je je softwarekeuze op moet baseren. En wat het je mag kosten. De software moet het jou natuurlijk zo gemakkelijk mogelijk maken. Per slot van rekening ben je liever bezig met je eigen bedrijf, dan met boekhouden.

Ga voor jezelf ten eerste na wat je belangrijk vindt op het gebied van:
 

  • Weergeven van informatie

We hebben gezien dat je zaken als je grootboekadministratie moet bijhouden, maar de weergave van deze gegevens verschilt per leverancier. De meeste moderne oplossingen bieden zogenaamde ‘dashboards’;  grafische weergaves van de inhoud van je administratie. Daarmee kun je in één opslag zien hoeveel omzet je gemaakt hebt en wat klanten je nog moeten betalen, evenals wat jij nog aan je leveranciers moet betalen.

     

  • Gebruiksvriendelijkheid

Als je net begonnen bent met je eigen bedrijf, dan wil je zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie. Een gebruiksvriendelijk pakket dat je je snel eigen maakt, is dus wat je zoekt. Van gerenommeerde leveranciers mag je verwachten dat gebruiksvriendelijkheid bovenaan staat bij het ontwikkelen van de software. Zij bieden dan ook vaak de mogelijkheid om de software tijdelijk te proberen, of om een demo(filmpje) te bekijken, zodat jij kunt bepalen of het bij je past voordat je begint.

     

  • De manier van afrekenen van de software

Veel aanbieders hebben tegenwoordig een afrekenmethode per maand. Je ‘koopt’ de software dus niet, maar je neemt eigenlijk een abonnement. Een voordeel hiervan, is dat je geen hoge aanschafkosten maakt en daarnaast is de software periodiek opzegbaar. De meeste aanbieders geven een duidelijk overzicht van de kosten die je kunt verwachten. Wil je zeker zijn van je zaak? Vraag dan een prijsopgave aan.

     

  • De mogelijkheden van werken in de cloud

Bijna alle leveranciers bieden tegenwoordig cloudsoftware. Zij zetten jouw administratie dan ‘ergens’ op een server. Je vraagt je misschien af of dat wel veilig is. Het gaat tenslotte om jouw gevoelige administratieve cijfers.
 
Zorg dat je een partij kiest die jou goed kan uitleggen waar je data staat. En bedenk dat werken in de cloud veel voordelen heeft. Bijvoorbeeld dat je overal waar je internet hebt, toegang hebt tot je administratie. Bovendien hoef je zelf geen back-ups te maken van je data en loop je geen risico als bijvoorbeeld je laptop het begeeft of je deze verliest.

     

  • De mogelijkheden voor het verkrijgen van support

Zeker als je weinig ervaring hebt met boekhoudsoftware, kan het belangrijk zijn om te kunnen rekenen op snelle support bij gebruikersvragen. Loop je vast en heb je snel hulp nodig? Kijk dan goed naar het aanbod dat de softwareleverancier doet voor support op afstand.
 

Met bovenstaande zaken op een rijtje kun je alvast gaan filteren op de informatie die online te vinden is. Heb je toch nog vragen en wil je advies op maat? Bij Account Software geven wij dagelijks advies aan kleine ondernemers over de mogelijkheden van het voeren van een eigen boekhouding, dus neem gerust contact met ons op.


 
 

Ramon is Accountmanager bij Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.

Cloudtelefonie – het nieuwe bellen voor vooruitstrevende ondernemers

Blog door Michel van Westing – leestijd: 3 minuten

ISDN stopt. Dat is geen nieuws. Het nieuwe bellen met cloudtelefonie biedt echter mooie kansen en mogelijkheden voor ondernemers. Naast gebruiksgemak op kantoor èn daarbuiten, biedt het mogelijkheden voor het verbeteren van klantcontact en het gebruiken van belstatistieken voor een beter resultaat.
 
Menig vooruitstrevend bedrijf krijgt er vroeg of laat mee te maken: de functionele beperkingen van een traditionele (ISDN)-telefooncentrale. Zo ontstaat bijvoorbeeld de behoefte aan extra flexibiliteit met betrekking tot mobiel werken, of betere schaalbaarheid door personeelsuitbreiding. Ook de wens om de centrale te kunnen koppelen met CRM-software wordt regelmatig gehoord. Technologische ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden leiden ertoe dat bedrijven willen vernieuwen. Omdat ISDN later dit jaar stopt, loont het nú de moeite om te kijken naar de mogelijkheden van het vervangen van een ISDN-centrale door cloudtelefonie, of VoIP.
 
Hebt u momenteel ook een ISDN-centrale en denkt u na over vernieuwing? Wij hebben de belangrijkste zaken over cloudtelefonie voor u op een rij gezet:
 
Cloudtelefonie: overal bellen zoals op kantoor
Bedrijven met medewerkers verspreid over meerdere locaties hebben het eerste grote voordeel te pakken. Ongeacht of medewerkers op verschillende kantoren werken, of thuis; met cloudtelefonie kunnen zij overal de zakelijke telefoon opnemen, vanaf elk apparaat. Dankzij virtuele telefoonnummers hebben zij namelijk overal toegang tot alle functies, waaronder voicemail en het telefoonboek. Ook kunnen zij eenvoudig een welkomstboodschap inspreken en hebben ze altijd direct inzicht in de telefonische beschikbaarheid van collega’s. Aanvullend kunnen bellers in een wachtrij worden geplaatst en is het mogelijk om een keuzemenu in te stellen.
 
Cloudtelefonie biedt dus echt meer dan een klassieke centrale. Het is een makkelijke en efficiënte manier om te communiceren met klanten. Zo kan de centrale rechtstreeks gekoppeld worden aan e-mail en CRM-software. Een laptop of smartphone met VoIP-software is daarom genoeg om overal ter wereld bereikbaar te zijn en te kunnen bellen alsof men op kantoor is, tegen Nederlandse tarieven.
 
Schaalbaarheid
Een tweede voordeel van cloudtelefonie is dat het enorm schaalbaar is, omdat het aantal telefoonlijnen en toestellen via de meeste aanbieders eenvoudig maandelijks gewijzigd kan worden. Bedrijven die groeien hebben een groeiend klantenbestand en nemen in veel gevallen meer personeel aan. Met cloudtelefonie kunnen zij dankzij gespreksroutering gemakkelijk extra oproepen beheren. Worden nieuwe collega’s aangenomen, dan kunnen nieuwe gebruikersprofielen eenvoudig worden aangemaakt, of verwijderd bij vertrek.
 
Naast bovengenoemde voordelen voor wat betreft gebruiksgemak, zijn er ook mogelijkheden voor het verbeteren van klantcontact en het behalen van commerciële doelstellingen.

Inzet voor klanttevredenheid en trainingsdoeleinden
Wilt u stappen maken met betrekking tot klanttevredenheid? Ook daarvoor zetten ondernemers cloudtelefonie in. Een slechte afhandeling van telefoontjes kan leiden tot ontevreden klanten. Onderzoek wijst uit dat ontevreden klanten hun ervaringen met gemiddeld 9 anderen delen. Het loont dus de moeite om ervoor te zorgen dat inkomend telefoonverkeer zo efficiënt en  klantvriendelijk mogelijk wordt afgehandeld. Met cloudtelefonie kunt u klanten beter van dienst zijn. Het is snel inzichtelijk welke collega’s telefonisch bereikbaar zijn en klanten kunnen automatisch in de juiste wachtrij worden geplaatst. Hierdoor kunnen zij sneller te woord worden gestaan door de juiste persoon.
 
Doordat gesprekken daarnaast digitaal opgenomen en direct teruggeluisterd kunnen worden, kunt u medewerkers zeer efficiënt persoonlijke feedback en training geven en hiermee de klantvriendelijkheid van het telefoonverkeer optimaliseren.
 
Gedetailleerde belstatistieken
Ondernemers voor wie telefoonverkeer een belangrijk onderdeel is van de commerciële bedrijfsvoering, zoals bedrijven met een commerciële binnendienst, willen belstatistieken kunnen bijhouden. Zij willen weten hoeveel oproepen worden ontvangen, hoe vaak er is gebeld, door wie en hoe snel de telefoon opgenomen wordt. Cloudtelefonie leent zich hier bij uitstek voor.
 
De beschikbare statistieken maken het mogelijk om meetbare doelen op te stellen en te zien welke medewerkers het beste presteren. Niet alleen het aantal gesprekken, maar ook de duur van de gesprekken kan geanalyseerd worden en de inhoud kan eenvoudig teruggeluisterd worden.

Wilt u ook mee?
Cloudtelefonie biedt mogelijkheden voor ondernemers die mee willen in het digitale tijdperk. Wilt u ook mee? Of wilt u eerst meer lezen? Met ons van gedachten wisselen over dit onderwerp kan natuurlijk ook. Neem gerust contact met ons op:


 
 
 

Michel van Westing is directeur-eigenaar van Account Software Groep.
Account Software levert business software voor finance, logistiek en ERP aan het mkb: van gebruiksvriendelijk boekhouden in de cloud voor één persoon tot een volledig geïntegreerd front- en backofficesysteem op meerdere locaties. Het uitgangspunt voor samenwerking is altijd advies op maat, passend bij de bedrijfsprocessen en wensen van de klant.