Werken uw servicemonteurs met blocnotes voor het registreren van onderhoud, reparatie en garantie aan machines of installaties? En wilt u deze informatie op een effectieve en efficiënte wijze verwerken en opslaan binnen uw financiële administratie? Met AccountPlus Werkbonnen heeft u hiervoor het juiste gereedschap in handen.
 

Wat biedt het mij?

Werkbonnen worden in AccountView aangemaakt en aan de medewerkers meegegeven. De ingevulde werkbonnen met aanvullende informatie worden bij terugkomst in het systeem verwerkt. Vanuit deze informatie wordt een eventuele factuur aangemaakt en kunnen de gewerkte uren van de medewerker worden geregistreerd.

 

Aan de hand van de werkbonnen is bekend welke onderdelen er tijdens de werkzaamheden zijn gebruikt. Per regel kan worden aangegeven of het verbruik garantie is, binnen een service abonnement valt, of gefactureerd dient te worden. Maar ook of er nog onderdelen nageleverd dienen te worden en of hiervoor een vervolgafspraak gemaakt moet worden. En ten slotte kunt u van de werkbon aflezen of uw klant contant betaald heeft of per incasso/rekening betaalt.
 

Hoe werkt het?

Melding
In geval van een melding wordt in AccountView een wizard gestart waarin alle benodigde gegevens (omschrijving van melding, contactpersoon) worden vastgelegd. Hierna wordt automatisch een werkbon gegenereerd op basis waarvan een afspraak gepland moet worden. De betreffende servicemonteur ontvangt een werkopdracht (geprint van de werkbon). Op de werkopdracht kunnen eventueel ook al de benodigde materialen vermeld staan.

 

Factureren van werkbonnen
Ingevoerde werkbonnen zullen door het systeem verwerkt worden tot verkoopfacturen of incasso’s. Wanneer er sprake is van garantie of afgesproken onderhoud kunnen eventueel ook nulfacturen gegenereerd worden. Door het factureren van de werkbon de gebruikte onderdelen uit de voorraad afgeboekt en verschijnt het verbruikte materiaal in de verkoophistorie van de betreffende klant.
 
Afboeken ‘interne’werkbonnen
Ook kan er sprake zijn van interne werkbonnen voor bijvoorbeeld het onderhoud van het eigen machinepark. Deze interne werkbonnen kunnen ook als voorraadmutatie geboekt worden. Er is dan geen verkoophistorie van bekend.

 

Urenregistratie
Op de werkbon wordt door de servicemonteurs tevens de gewerkte tijd geschreven. De gewerkte uren worden overgenomen in de urenregistratie.  Hierdoor is het mogelijk om voor elke servicemonteur een urenstaat per dag op te maken.

 

Uitbesteden/Bestellen
Het kan voorkomen dat een werkbon of storingsmelding wordt uitbesteed. In dat geval zal een inkooporder worden aangemaakt voor de betreffende leverancier. Daarnaast kan het voorkomen dat, voorafgaande aan de service afspraak , specifieke onderdelen op de werkbon staan welke eerst besteld moeten worden. Ook dan zal er een inkooporder voor de betreffende onderdelen geplaatst worden.
 
Uitbreiding op AccountPlus Werkbonnen
Als aanvulling op de module Werkbonnen is de module Machinekaarten ontwikkeld. Deze module geeft de mogelijkheid tot het registreren van machines en/of installaties en het afsluiten van onderhoudscontracten hierop. Een machinekaart bevat alle administratieve gegevens van een machine of installatie zoals de locatie van de machine, garantie informatie en of er sprake is van een onderhoudscontract. Zie voor meer informatie AccountPlus Machinekaarten.
 

Wat kost het?

Met AccountPlus Werkbonnen investeert u €2.250,- (excl. BTW). Met AccountPlus Werkbonnen Urenregistratie investeert u €1.250,- (excl. BTW).

 
U kunt AccountPlus modules tevens huren. Wilt u meer weten, neem dan gerust contact met ons op.

 

Om gebruik te kunnen maken van AccountPlus software dient u te beschikken over minimaal AccountView Team of Business met de BM/SDK CAL module.